Welkom in de wereld van inkopers

Bedrijfsbenodigdheden die er altijd zijn, het lijkt zo vanzelfsprekend. Maar achter de schermen zijn uw mensen er maar wat druk mee. Ze verdienen een flinke pluim, want het valt lang niet mee om te dealen met de grote hoeveelheid tijd die het kost, de rompslomp die het met zich meebrengt, en het optimaal balanceren tussen te veel en te weinig voorraad. En tot overmaat van ramp staan volgens een groot deel van de ondervraagden, hun collega’s alleen maar aan het bureau om te klagen dat er iets mis is, nooit om te zeggen dat het allemaal zo goed op orde is. Hoe houdt u ze gemotiveerd?

Kennis en begrip

Weten wat ze drijft en begrip uiten voor deze uitdagingen is allereerst van groot belang. Wist u bijvoorbeeld dat een kwart zelfs een geheime voorraad aanhoudt, gewoon om te voorkomen dat iemand misgrijpt? Een derde van de ondervraagden legt het liefst een complete jaarvoorraad basisbenodigdheden aan.

Het rondje over de vloer is voor veel bestellers een belangrijk onderdeel van hun werk. Ruim 3 procent van de ondervraagden zegt eens per week een rondje te maken over de werkvloer om te zien wat er nodig is. Overigens is dat niet waar ze hun hele bestelsystematiek op baseren. Slechts 16 procent van de bestellers noemt die rondjes als belangrijkste aanleiding om iets te bestellen. Een kwart bestelt bepaalde dingen op vaste tijdstippen. 11 procent bestelt ad hoc naar aanleiding van elke willekeurige vraag en zo’n 22 procent verzamelt eerst een aantal vragen en bestelt dan gebundeld.

Ze hoeven niet zonodig in de spotlights te staan, maar willen als stille krachten gewoon zorgen dat de boel op rolletjes loopt.

Help!

Hoe kunt u ze ondersteunen in hun veeleisende taak? Ad hoc telkens bestellen wat gevraagd wordt, een geheime voorraad en soms zelfs een complete jaarvoorraad om te voorkomen dat iemand misgrijpt; het lijkt heel nobel, maar is natuurlijk weinig efficiënt. Eenzelfde product vier keer in de maand bestellen, levert ook vier keer zoveel handelingen op: vier orders, vier leveringen, vier facturen en… vier keer kans op fouten. Lead buyers (eindverantwoordelijken inkoop binnen grote ondernemingen) vinden het heel normaal dat leveranciers voorstellen doen om het bestelproces efficiënter te maken. Zo’n 75 procent verwacht dit zelfs. Bij uw medewerkers ligt dat percentage een stuk lager.

Gebruik de uitkomsten uit het onderzoek van Manutan dus eens om samen hun bestelgedrag onder de loep te nemen. Wijs ze er eens op dat een goede leverancier hen veel werk uit handen kan nemen. Zij blijven altijd degenen die weten wat er op de werkvloer speelt, maar de leverancier kan uw medewerkers daarin volop ondersteunen. Waar kunt u allemaal aan denken? Een goede leverancier kan ook leveren wat anderen leveren (minder overlappende leveranciers betekent meer tijdwinst), efficiënte bestelmethoden inrichten, zorgen voor accordering en facturatie die uw medewerker alle controle geeft – maar dan zonder de rompslomp – én zorgen voor slimme levering en interne distributie. Bovendien kan een goede leverancier uw medewerkers helpen door de voorraad (mee) te beheren. Of ze te helpen om vooruit te denken en te voorspellen, bijvoorbeeld voor specifieke inkopen voor ieder seizoen. Wijs uw medewerkers eens op www.manutan.nl/blog, een site boordevol tips en adviezen om hun werk makkelijker en efficiënter te maken. Zo blijven ze die stille kracht, maar nu nóg efficiënter.

Manutan helpt u graag

Manutan is zo’n meedenkende leverancier. We helpen inkopers graag om het werk slimmer te regelen. Niet alleen door ruim 80.000 producten, maar ook door adviezen en tips op www.manutan.nl/blog. Wilt u zelf meer weten over onze mogelijkheden voor e-ordering, slimmere levering en digitale en geautomatiseerde facturatie? Neem dan contact op met Manutan Key Account Service 030 229 66 30 of laat hieronder een reactie achter. Ik hoor graag van u!

*) Onderzoek uitgevoerd door Novio Research in opdracht van Manutan onder 1054 Nederlandse inkoopverantwoordelijken, waaronder lead buyers van ondernemingen met meer dan 200 werknemers – Augustus 2016. Een samenvatting van het onderzoek kunt u hier downloaden.