Ad hoc inkopen kost bedrijven elk jaar handenvol geld

Manutan werkt voor je

Ruim 24% van de inkopers heeft geen vast budget

Door hun niet-strategische inkopen beter te organiseren, kunnen bedrijven jaarlijks veel geld besparen. Uit recent onderzoek* van Manutan blijkt dat ruim 55% van de inkopers overwegend ad hoc bestelt. De meerderheid maakt wel regelmatig een ‘rondje’ of bundelt bestellingen, maar heeft geen jaarplanning. Ruim 24% bepaalt vooraf zelfs geen inkoopbudget, er wordt besteld naar behoefte. Volgens Ramon Kok, Managing Director Benelux en Duitsland van Manutan, kost dat bedrijven jaarlijks handenvol geld. “Door ongestructureerd in te kopen, gaat veel geld verloren”, stelt hij. “Niet alleen zijn de beheerskosten veel hoger, incidentele aankopen zijn ook duurder. Zeker als het items betreft die dringend aangeschaft moeten worden. De prijs speelt dan vaak geen enkele rol meer.”

Slechts 8% heeft een jaarplanning

Bijna 28% van de inkopers bestelt slechts enkele maanden vooruit. Ruim 55% koopt op nog kortere termijn in door direct te reageren op ad hoc vragen, ad hoc bestellingen te bundelen of door zelf een rondje te maken met de vraag wat men binnen afzienbare tijd denkt nodig te hebben.
8% leunt op de leverancier die aangeeft wanneer producten besteld zouden moeten worden. Ook niet meer dan 8% geeft aan vast te houden aan een jaarplanning, waar niet van afgeweken wordt. In veel gevallen houdt men bij het inkopen dan geen rekening met de seizoenen. Al verschilt dit wel per branche blijkt uit het onderzoek: in de industrie houdt 42,6% geen rekening met het seizoen, in de bouw is dat 30,9%, bij logistiek & transport 32,4% en in de dienstverlening 36,4%.  “Dit betekent”, stelt Kok, “dat producten zoals strooizout, beschermende kleding of ventilatoren pas op het laatste moment worden aangeschaft. Wanneer ze echt noodzakelijk zijn dus. Men moet dan snel op zoek naar een leverancier. De inkoopprocedure loopt vervolgens vaak buiten het normale bestelproces om en vanwege de grote vraag is de prijs vaak een gegeven, waarover niet onderhandeld kan worden.”

Ad hoc inkopen zijn niet te controleren

“We weten dat ad hoc inkopen juist bij de niet-strategische producten plaatsvindt”, stelt Kok. “Dat is begrijpelijk, omdat deze producten geen invloed hebben op het primaire productieproces van bedrijven. Ze zijn echter wel van belang voor de bedrijfsvoering. Veel bedrijven structureerden daarom al een groot deel van hun niet-strategische inkopen en besparen op die manier veel geld. Maar ad hoc inkopen komen nog steeds veelvuldig voor en onttrekken zich doorgaans aan het interne proces. Met alle financiële gevolgen van dien. Ze ontsnappen volledig aan de controle van het inkoopmanagement, met name bij bedrijven met meerdere vestigingen.”

Oplossingen

“Gelukkig zijn er goede oplossingen voor dit probleem: Een digitaal platform zorgt ervoor dat de gebruiker alle gewenste producten vindt bij één centrale leverancier. Die opzet stelt een bedrijf in staat om direct interessante kortingen, geldend voor alle producten, te bedingen. En“, zo vervolgt Kok, ”de inkoop wordt bovendien volledig geautomatiseerd als dit platform gekoppeld wordt aan het ERP systeem van de afnemer. Na de bestelling verloopt het hele proces dan volledig automatisch.
Een andere oplossing zijn de zogenaamde vending machines op de werkplek. Daarmee zijn alle relevante producten direct beschikbaar. Een persoonlijke keycard biedt de gebruiker toegang tot het apparaat. De machine is verbonden met het systeem van de leverancier die er op zijn beurt tijdig voor zorgt dat er nooit ‘nee’ verkocht hoeft te worden. Ook dit proces verloopt compleet automatisch.”

*) Onderzoek in opdracht van Manutan onder 728 werknemers die besteller zijn en/of verantwoordelijk voor de inkoop van bedrijfsbenodigdheden in de branches industrie, bouw, logistiek & transport en dienstverlening.