Laten we heel eerlijk zijn tegen elkaar. Zelfs als u de eindverantwoording hebt voor de inkoop van uw werkgever en dus al uw werk daar om draait, is het (laten) inkopen van bedrijfsbenodigdheden als gereedschappen, persoonlijke beschermingsmiddelen, verpakkingen, kantoorartikelen en sanitaire accessoires bijzaak. Dat moet vooral goedkoop, makkelijk en betrouwbaar gebeuren, toch? En zo min mogelijk tijd kosten. Toch kan een klein beetje tijd investeren u juist een hoop tijd besparen. Elk jaar opnieuw. En uw leverancier kan u daarbij helpen.
Wel 40% tijd besparen op secundaire inkoop
Slim en efficiënt werken
Bijna de helft van uw collega’s (eindverantwoordelijken inkoop binnen grote ondernemingen) is het hier helemaal mee eens, blijkt uit onderzoek van Manutan*. Secundaire inkoop, daar moet je gewoon zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn. Natuurlijk, het is absoluut onmisbaar om de bedrijfsvoering door te laten lopen, maar de productie ligt niet meteen stil als er even een bureaustoel te weinig is. Terwijl hetzelfde onderzoek laat zien dat zelfs lead buyers er gemiddeld zo’n 18 uur per week aan kwijt zijn! Tijd die beter besteed kan worden aan de primaire inkoop van echt belangrijke zaken en het uitonderhandelen van grote contracten. Hoe kunt u dus zoveel mogelijk tijd besparen?
Vijf stappen
Manutan heeft een vijf-stappenplan waarmee u tot wel 40 procent van uw tijd (en dus geld) kunt besparen. Stap 1 is het in kaart brengen van alle leveranciers, zodat u daar goed inzicht in heeft. Daarna kort u die lijst met leveranciers drastisch in. Waar overlappen ze elkaar? Wat kan die ene partij ook direct meeleveren? In stap 3 brengt u de bestelfrequentie omlaag door bestellingen slim te bundelen en maakt u de overstap naar e-ordering. Vervolgens is het belangrijk de levering, ontvangst en interne distributie samen met uw leverancier te optimaliseren. En als laatste stap worden de accordering en facturatie (verder) geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Meer over dit vijf-stappenplan over Slimmer Inkopen vindt u op de blogsite van Manutan.
Een deel van de stappen past u misschien zelf al toe, want maar liefst 65 procent van de ondervraagden zegt voortdurend op zoek te zijn naar leveranciers die meer verschillende artikelen gezamenlijk kunnen leveren. En ruim de helft heeft het liefst zo min mogelijk leveranciers. Toch hebben lead buyers gemiddeld nog zo’n 35 verschillende leveranciers voor alle artikelen! U kunt zich voorstellen wat een tijd alleen al het onderhouden van die contacten kost. De juiste leverancier treffen, is dan ook de spil in het tijd besparen op de inkoop van bedrijfsbenodigdheden.
Snelheid, betrouwbaarheid en service
Leveranciers blijken heel wat te kunnen verbeteren, wat u betreft. Hoewel snel leveren anno 2016 toch volkomen normaal zou moeten zijn, blijkt dat nog lang niet overal te lukken. 35 procent van de lead buyers ergert zich aan het niet snel volgens afspraak leveren. Bij bijna net zoveel ondervraagden is het een ergernis dat er niet het juiste wordt geleverd. Een op de zeven heeft het bovendien over ‘het gezeur van collega’s over bestellingen’ als een van de grootste irritaties.
Alles bij elkaar ergernissen die vooral tijd en energie kosten die beter besteed kunnen worden. Snelheid, betrouwbaarheid en service zijn wat de ondervraagden betreft dan ook de belangrijkste factoren in de uiteindelijke keuze voor een leverancier.
Laat een grote leverancier meedenken
Maar moet u dan zelf ook nog eens veel tijd gaan investeren om dit beter te krijgen? Ruim 75 procent van uw collega’s vindt het de verantwoordelijkheid van leveranciers om voorstellen ter verbetering te doen. Van grote leveranciers mag u dat ook verwachten, want ze hebben allerlei kennis rondom het inkoopproces in huis.
Waarom niet eens een keer heel specifiek over dit onderwerp rond de tafel zitten met uw leverancier? Een goede leverancier kan u veel werk uit handen nemen. Leveren wat anderen leveren, slimme online bestelmethoden inrichten, zorgen voor een accorderingsproces en e- facturatie die u alle controle geeft – maar dan zonder de rompslomp – én slimme levering en interne distributie. Bovendien kan een goede leverancier uw voorraad (mee)beheren. Of u helpen om vooruit te denken en te voorspellen, bijvoorbeeld voor specifieke inkopen voor ieder seizoen.
Elke dag, elk jaar opnieuw 40% tijd besparen, is een paar minuten meer dan waard toch?
Manutan helpt u graag
Manutan is zo’n meedenkende leverancier. Niet alleen door ruim 80.000 producten, maar ook door adviezen en tips op www.manutan.nl/blog. We komen graag eens langs om uw inkoop voor eens en altijd slimmer te regelen. Een vrijblijvende afspraak maken? Neem dan contact op met Manutan Key Account Service 030 229 66 30 of laat hieronder een reactie achter. Ik hoor graag van u!
Een infographic ‘Slimmer Inkopen met 5 stappen tot 40% inkoopbesparing’ kunt u hier downloaden.
*) Onderzoek uitgevoerd door Novio Research in opdracht van Manutan onder 1054 Nederlandse inkoopverantwoordelijken, waaronder lead buyers van ondernemingen met meer dan 200 werknemers – Augustus 2016. Een samenvatting van het onderzoek kunt u hier downloaden.
