{"id":40145,"date":"2018-03-23T00:00:00","date_gmt":"2018-03-23T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=40091"},"modified":"2026-01-22T16:52:47","modified_gmt":"2026-01-22T16:52:47","slug":"tips-voor-een-gestructureerd-papieren-archief","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/duurzame-werkplek\/tips-voor-een-gestructureerd-papieren-archief\/","title":{"rendered":"Archiefbeheer: Tips voor meer overzicht"},"content":{"rendered":"<div class=\"post-introduction\">\n<p>Vroeg of laat gaan alle organisaties over naar een digitaal archief, oftewel een paperless office. Voor grote organisaties kan dat proces jaren in beslag nemen. Wij hebben het hier ook niet over 4 eenvoudige stappen die je moet nemen maar 4 essenti\u00eble stappen. Lees het artikel goed door voor de juiste workflow zodat ook jouw organisatie op termijn bijdraagt aan een beter milieu.<\/p>\n<\/div>\n<figure class=\"post-hero\">\n        <img decoding=\"async\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2018\/03\/Dollarphotoclub_670505141.jpg\" alt=\"\" \/><br \/>\n      <\/figure>\n<div class=\"post-content\">\n<h2>Stap 1: inrichten archiefruimte<\/h2>\n<p>De eerste stap naar een paperless office is het inrichten van een archiefruimte. Iedere organisatie start nu eenmaal met een stapel aan bestaand papierwerk dat gedigitaliseerd moet worden. Die stapel moet eerst een plek krijgen. Maar waar moet je op letten bij het inrichten van een archiefruimte?<\/p>\n<ul>\n<li>\n<p>Een droge ruimte; papier trekt vocht aan en kan schimmel veroorzaken<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Voldoende draagvermogen van de vloer bij volledige belasting<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Uitsluitend gebruiken voor archiefbeheer<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Goede verlichting en verwarming<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Afsluitbaar en toegangsregels; wie heeft toegang tot archief en beheert sleutel?<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Voor de inrichting bekijk je welke\u00a0<a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/kantoorstellingen\">archiefstelling<\/a>\u00a0je wilt gebruiken en of je beide zijden van de stelling beloopbaar wilt hebben of dat een zijde aan de wand wordt geplaatst.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG298921-300x300.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/archiefstelling-combi-flip-hoogte-2000-mm\">Basiselement voor archiefdozen<\/a><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG361851-300x300.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/stelling-combi-theek-hoogte-2000-mm-breedte-1000-mm\">Basiselement Combi-theek enkelzijdig<\/a><\/p>\n<h2>Stap 2: structureren archief<\/h2>\n<p>Is de archiefruimte naar behoren ingericht? Dan kan er structuur worden aangebracht. Met een gestructureerd papieren archief kan immers gemakkelijker een gestructureerd digitaal archief worden aangemaakt.<\/p>\n<p>Plaats de jongste jaargangen in het archief op de meest toegankelijke locaties en gebruik voor de oudere jaargangen een handig\u00a0<a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/opstapje\">opstapje.<\/a><\/p>\n<p>Onmisbaar bij het structureren zijn <a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/ordner-en-ringband\">ordners<\/a>,\u00a0met een bijbehorend extra breed\u00a0<a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/tabblad-met-alfabet-a4-polypropyleen\">alfabet<\/a>. Door gebruik te maken van dezelfde type ordners kan heel eenvoudig structuur worden aangebracht. Gaat het archief ver terug, maak dan gebruik van gekleurde <a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/ordner-en-ringband\">ordners<\/a>\u00a0en\u00a0<a href=\"http:\/\/manutan.nl\/nl\/mnl\/archiefdoos-gmc00133\">archiefdozen<\/a>. Zo kun je voor de herkenbaarheid de actief gebruikte ordner van een bepaald jaar, het jaar daarop opslaan in eenzelfde kleur archiefdoos.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG484851-300x300.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/kartonnen-archiefdoos\">Kartonnen archiefdoos<\/a><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG482590-300x300.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/ordner-tabblad-en-showtas\">Ordners<\/a><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG384788-300x300.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/bevestigingsmechanisme-jalema-clipex\">Bevestigingsmechanisme Jalema Clipex<\/a><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG1793687-150x150.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/opstapkruk-gmc01158\">Verrijdbaar stalen opstapkruk<\/a><\/p>\n<h2>Stap 3: archief digitaliseren<\/h2>\n<p>Zodra er orde in het archief zit, kan het <a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/data-opslag\">digitaliseren<\/a> starten. Voor veel organisaties is dit een bewerkelijk proces waarbij gespecialiseerde bedrijven hulp bieden. Hoe dan ook zijn de voorgaande stappen nodig om het archief gestructureerd te digitaliseren.<\/p>\n<h2>Stap 4: archiefvernietiging<\/h2>\n<p>Veel van de papieren documenten zitten vast aan een bewaartermijn. Is de bewaartermijn verstreken en is het document gedigitaliseerd? Kies dan voor\u00a0archiefvernietiging.<\/p>\n<p>Afhankelijk van de hoeveelheid, kun je hier een gespecialiseerd bedrijf voor inschakelen die de archieven komt ophalen om te vernietigen. Bij kleinere hoeveelheden kun je dat eventueel ook zelf organiseren. Voor vertrouwelijke documenten gebruik je een\u00a0<a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/papiervernietiger\">papiervernietiger<\/a>, overige documenten kunnen in een\u00a0<a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/papiercontainer\">papiercontainer<\/a>.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG477828-300x300.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/papiervernietiger-met-grote-capaciteit\">Papiervernietiger Ideal<\/a>\u00a0\u00a0<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG337855-300x300.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/papiercontainer\">Papiercontainer<\/a><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/AIG312451-300x300.jpg\" alt=\"\" \/><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manutan.nl\/nl\/mnl\/container-met-groot-volume-voor-afvalscheiding-1000-l\">Groot volumecontainer 1000 Liter<\/a><\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vroeg of laat gaan alle organisaties over naar een digitaal archief, oftewel een paperless office. Voor grote organisaties kan dat proces jaren in beslag nemen. Wij hebben het hier ook niet over 4 eenvoudige stappen die je moet nemen maar 4 essenti\u00eble stappen. Lees het artikel goed door voor de juiste workflow zodat ook jouw organisatie op termijn bijdraagt aan&#46;&#46;&#46;<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":25088,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[45],"tags":[189,190,191,192,139,193,118,194,158,149,195],"class_list":["post-40145","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-duurzame-werkplek","tag-administratie-bewaren","tag-archiefbeheer","tag-archiefopslag","tag-archiefruimte","tag-efficient-inkopen","tag-fysiek-archief","tag-kantoor","tag-papieren-archief","tag-praktisch","tag-think","tag-wat-is-archiveren"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40145","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=40145"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40145\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":41865,"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40145\/revisions\/41865"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/25088"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=40145"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=40145"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=40145"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}