{"id":40283,"date":"2020-03-06T00:00:00","date_gmt":"2020-03-06T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mnl-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=40229"},"modified":"2026-06-08T16:19:30","modified_gmt":"2026-06-08T16:19:30","slug":"digitaal-archief-documenten-digitaliseren-doe-je-zo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.nl\/blog\/slim-en-efficient-werken\/digitaal-archief-documenten-digitaliseren-doe-je-zo\/","title":{"rendered":"Digitaal archief: documenten digitaliseren doe je zo"},"content":{"rendered":"
\n

Misschien is volledig papierloos werken<\/a> nog geen optie in jouw organisatie, maar een **digitaal archief** aanleggen vormt sowieso een belangrijke eerste stap. Een digitaal archief biedt veel voordelen. Denk aan plaatsbesparing, meer overzicht<\/a> (zo kun je dus informatie sneller opzoeken), altijd de meest actuele versie bij de hand, en ga zo maar door. Maar hoe start je met **archiefdocumenten digitaliseren**?<\/p>\n<\/div>\n

\n \"\"
\n <\/figure>\n
\n

Met welke regels moet je rekening houden?<\/h2>\n

Bij het digitalisering van je archief<\/b> moet je rekening houden met de regels uit de Wet bescherming persoonsgegevens<\/a> (Wbp). Deze wet eist dat je technische en organisatorische maatregelen treft ter beveiliging van digitale dossiers. De werkgever moet ter beveiliging van de dossiers regels opstellen over wie toegang heeft tot de documenten, dus wie geautoriseerde gebruikers<\/b> zijn.<\/p>\n

Voorbereidingen treffen<\/h2>\n

Bij de digitalisering van je archief<\/b> komt meer kijken dan je misschien denkt. Je moet ruimte vrijmaken voor de nodige scanners<\/a> (die je eventueel ook kunt huren) en medewerkers zorgvuldig briefen. Zij moeten, afhankelijk van de structuur<\/b> en rollen die je kiest, papieren in een bepaalde volgorde klaarleggen, en alle nietjes en paperclips verwijderen.<\/p>\n

Welke documenten eerst digitaliseren?<\/h2>\n

Ben je van plan om de nieuwste archiefdocumenten eerst te scannen? Dat kan, maar nog beter is het om selectief te werk te gaan en de waarde van de documenten te laten doorwegen. Archiefstukken die medewerkers nog vaak nodig hebben<\/b>, krijgen dan voorrang op documenten die misschien wel nieuwer zijn, maar die amper gebruikt worden. Sommige documenten kun je ondertussen misschien ook gewoon vernietigen? Volgens de eisen voor de bedrijfsadministratie<\/b> van de Belastingdienst moet je de volgende basisgegevens 7 jaar bewaren:<\/p>\n