Zo maak je een efficiënt planbord voor je projecten – 9 tips

Zo maak je een efficiënt planbord voor je projecten – 9 tips

Naast alle digitale planmethodieken is een fysiek planbord of whiteboard onmisbaar bij het plannen en uitvoeren van projecten. De voordelen van een planbord zijn bijvoorbeeld:

  • Informatie is duidelijk en zichtbaar voor iedereen
  • Het werkt flexibel en dynamisch
  • Voortgang is tastbaar voor teamleden en het management
  • Het vergroot de samenwerking en communicatie onderling

Een standaard blanco planbord of whiteboard kun je eenvoudig bestellen op manutan.nl of je laat hem op maat maken met bedrukking naar eigen ontwerp. Houd dan rekening met het ontwerp, de projectmethodiek die je gaat inzetten, het formaat van het bord en de toepassing.

Een gestandaardiseerd proces en vaste materialen

Je ziet vaak planborden waar geen rekening is gehouden met het uiterlijk en de gebruiksvriendelijkheid. Het bord is haastig en zonder aandacht voor detail gemaakt; globale taken zijn er snel opgeplakt. Met de hand getrokken lijnen op het bord geven een slordige indruk. De taken zijn onvoldoende leesbaar omdat ze slordig op zelfklevende memo's zijn geschreven. Hierdoor oogt het bord wanordelijk zonder structuur en mis je kansen om je whiteboard communicatief in te zetten voor het slagen van je project.

Bepaal daarom eerst richtlijnen hoe je kleuren, teksten en materialen gaat gebruiken: consistent kleurgebruik van zelfklevende memo's voor deelprojecten en toepassing van eenduidige beschrijvingen met de zelfde marker verbetert direct de leesbaarheid en geeft snel inzicht in de voortgang van het project. Een kleine moeite die zeker bijdraagt tot het slagen van je project!

Het allerbelangrijkst is uiteindelijk het naleven van een gestandaardiseerd gebruiksproces. Dit geldt ook voor de materialen die gebruikt worden. Volhouden dus!

Onderstaande tips zijn gebaseerd op de scrummethodiek waarbij gebruik wordt gemaakt van een zogenaamd scrumboard; een planbord gebaseerd op de projectaanpak.

9 tips voor je planbord:

  1. Gebruik maar 3 kolommen ( to do, lopende werkzaamheden, afgerond)
  2. Gebruik zelfklevende memo's voor de status van werkzaamheden
  3. Geef de kleuren van de zelfklevende memo's een betekenis; geel betekent bijvoorbeeld een standaard taak en oranje verwijst naar een bijzondere taak
  4. Gebruik voor ieder team een eigen kleur voor hun project
  5. Plaats foto’s van je teamleden op het bord
  6. Gebruik naamlabels om aan te geven wie aan welke taak werkt
  7. Gebruik voor de leesbaarheid zwarte markers voor het schrijven op zelfklevende memo's
  8. Gebruik gekleurde tape of magnetische tape om lijnen op je bord te maken
  9. Gebruik doorzichtig plakband wat gemakkelijk te verwijderen is

Manutan helpt je graag

Met bovenstaande informatie kun je aan de slag met het bedenken van een standaard gebruiksproces van je planbord, het aanschaffen van geschikte materialen en het optimaliseren van je projecten! Wil je meer weten over de functionaliteit van verschillende planborden en whiteboards? Lees dan dit artikel. Kijk ook eens op www.manutan.nl, ons blog boordevol tips www.manutan.nl/blog of bel de Helpdesk op 030-229 61 11 voor meer informatie over slim en efficiënt werken.