In de zakenwereld is kwaliteit één van de belangrijkste aankoopcriteria, naast bijvoorbeeld prijs en levertijd. Als je je te veel richt op de kwaliteit van de producten en/of diensten die je koopt, loop je het risico op een te hoge kwaliteit. Er is een dunne lijn tussen deze twee concepten, maar de gevolgen zijn niet te verwaarlozen. Daarom moeten inkoopafdelingen deze valkuil vermijden, in het belang van de financiële en operationele prestaties van hun organisatie.
Waarom kan het vermijden van materiaal van een te hoge kwaliteit je aankoopstrategie optimaliseren?
Duurzaamheid op de werkvloer
Kwaliteit versus te hoge kwaliteit, hoe definieer je ze?
De norm ISO 90001 met betrekking tot kwaliteitsmanagement definieert kwaliteit als 'het vermogen van een reeks intrinsieke eigenschappen om aan de vereisten te voldoen.' Voor een bedrijf staat dit voor de afstemming tussen de behoeften van een klant en een product/dienst op het gebied van kosten, prestaties en deadlines.
Als er een onbalans is tussen deze elementen, spreken we van te lage of te hoge kwaliteit. Elk van deze fenomenen brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Een te lage kwaliteit gaat gepaard met een verhoogd risico, terwijl een te hoge kwaliteit aanzienlijke financiële problemen met zich meebrengt.
Er is sprake van te hoge kwaliteit als de kwaliteit van een apparaat, product en/of dienst hoger is dan de vereisten die verwacht worden voor het specifieke gebruik ervan. Meer specifiek wordt dit fenomeen waargenomen wanneer de indicator die gebruikt wordt om de verwachte kwaliteit te bepalen hoger is dan de indicator voor financiële winstgevendheid. Met andere woorden, ongecontroleerde te hoge kwaliteit leidt tot onnodige uitgaven, zonder altijd echte functionele of operationele voordelen te bieden.
Voor inkoopafdelingen is het de uitdaging om het juiste kwaliteitsniveau te kiezen om te voldoen aan de behoeften van interne klanten, zonder deze te overtreffen. Om dit te bereiken, moeten ze het oude gezegde in gedachten houden dat vandaag de dag nog steeds geldt: het betere is de vijand van het goede.
Hoe kun je te hoge kwaliteit bij je aankopen vermijden?
Het fenomeen van overkwaliteit komt vooral voor bij inkoop in de C-klasse. Interne klanten zijn vaak vrij om de producten die ze nodig hebben te kiezen uit een bepaald assortiment. Zonder ondersteuning vertrouwen ze op hun eigen winkelgewoonten en persoonlijke verlangens. En in meer dan een derde van de gevallen leidt dit tot de aankoop van topproducten. Het is dus aan de aankoopafdelingen om een methodische aanpak te hanteren om een te hoge kwaliteit te voorkomen, gebaseerd op gegevensanalyse en de betrokkenheid van de verschillende belanghebbenden.
De gebruikersbehoeften analyseren
Allereerst moet er een grondige analyse van de werkelijke behoeften worden uitgevoerd met interne klanten. Dit maakt het mogelijk om de essentiële specificaties van de betreffende apparatuur, producten en diensten te definiëren, zonder de operationele efficiëntie ervan in gevaar te brengen. Het doel is om duidelijke criteria op te stellen voor de vereiste kwaliteit, aan de hand van precieze normen. Zo kan het productsegment worden aangepast aan de functionele vereiste van het product zodat een product van de juiste kwaliteit wordt gekozen.
(Inzet) Over het algemeen bestaan er drie belangrijke productsegmenten, die van elkaar verschillen qua prijs en kwaliteit:
Hoog segment: producten van hoge kwaliteit, tegen een hoge prijs. Meestal gaat het om exclusieve merkproducten of producten met talrijke functies.
Middensegment: producten met een goede prijs-kwaliteitverhouding, gemiddeld 10% goedkoper dan het hoge segment.
Instapsegment: producten voldoen aan de fundamentele behoeften, maar zijn 20% goedkoper dan het hoge segment.
Daarnaast zijn er ook nog huismerken. Deze bieden vaak producten aan van gelijkwaardige kwaliteit als het duurdere segment, maar die gemiddeld 15% goedkoper zijn. Dit is het geval bij Manutan Expert, waarvan de producten een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding en 10 jaar1 garantie bieden. Hierdoor zijn ze interessante alternatieven voor nationale merken.
Kosten analyseren
Het is ook belangrijk om de totale eigendomskosten (TCO) te analyseren. Dit betekent dat je niet alleen moet kijken naar de nominale waarde van de aankoop, maar ook naar alle bijkomende kosten (onderhoudskosten, gebruikskosten, niet-kwaliteitskosten, terugroepkosten, enz.)
Tegenwoordig gaan inkoopafdelingen zelfs nog een stap verder door rekening te houden met de levenscycluskosten. Deze benadering houdt ook rekening met externe milieueffecten, zoals de uitstoot van broeikasgassen en energieverbruik.
Samenwerken met leveranciers
Samenwerking met leveranciers is eveneens essentieel. Inkoopafdelingen hebben er alle belang bij om gebruik te maken van de productexpertise, marktkennis en gegevens van hun partners. Samen kunnen ze oplossingen op maat bedenken met het optimale kwaliteitsniveau om zo goed mogelijk aan de behoeften van het bedrijf te voldoen.
Tot slot is deze aanpak gebaseerd op de Lean-filosofie. Overmatige kwaliteit wordt inderdaad geïdentificeerd als een soort 'verspilling', omdat het hulpbronnen verbruikt maar geen waarde toevoegt voor de eindklant. Deze aanpak is gericht op het elimineren van alles wat overbodig is om de prestaties en winstgevendheid van het bedrijf te verbeteren.
De voordelen van hoogwaardige apparatuur en producten
Door het juiste kwaliteitsniveau te kiezen voor de apparatuur, producten en diensten die binnen hun bedrijf worden ingekocht, hebben inkoopafdelingen alles te winnen.
Rendement verbeteren
Het eerste voordeel is natuurlijk economisch. Door apparatuur, producten en diensten van de juiste kwaliteit te gebruiken, kunnen bedrijven onnodige uitgaven minimaliseren, hun financiële middelen behouden en hun winstgevendheid op de lange termijn verbeteren.
Concurrentievermogen stimuleren
Dankzij de gerealiseerde besparingen kunnen bedrijven deze middelen ook toewijzen aan onderzoek en ontwikkeling, nieuwe projecten of structurele verbeteringen. Zo versterken ze hun concurrentievermogen en onderscheiden ze zich in de markt.
Efficiënter werken
Door de juiste apparatuur te kiezen, winnen bedrijven ook aan operationele efficiëntie. Ze elimineren die beruchte verspilling van middelen, tijd en energie. Processen worden geoptimaliseerd en activiteiten verlopen soepel, waardoor de algehele productiviteit binnen de organisatie toeneemt.
Agility bevorderen
De juiste apparatuur is de basis van een wendbaar bedrijf. Door te kiezen voor oplossingen die precies zijn afgestemd op hun behoeften, krijgen bedrijven meer flexibiliteit. Hierdoor kunnen ze zich sneller aanpassen aan marktschommelingen of veranderende behoeften van klanten. Dit is een groot voordeel als het gaat om het benutten van nieuwe kansen, terwijl de risico's die gepaard gaan met onevenredige investeringen worden beperkt.
Zoals je ziet hoeft het streven naar kwaliteit niet automatisch te leiden tot een te hoge kwaliteit. Door te kiezen voor apparatuur, producten en diensten die precies aansluiten op de operationele behoeften, kunnen inkoopafdelingen aanzienlijke besparingen realiseren en tegelijkertijd optimale prestaties garanderen.
