Bedrijven en organisaties zijn tegenwoordig continu in ontwikkeling, beïnvloed door onder meer digitalisering en globalisering. Operational excellence is vaak het doel, evenals de productiviteit verbeteren en kostenbesparingen doorvoeren. Om die ambitieuze doelen te kunnen behalen, is lean werken een populaire aanpak. Het idee is niet méér werken, maar wel: slimmer werken en efficiënt werken. Denk hierbij onder meer aan planmatig werken en verspillingen voorkomen.

Op deze pagina buigen we ons over de drie grote onderdelen die je moet aanpakken als je lean wil werken: de werkplek (de werkplaats, het magazijn en het kantoor), het beleid en de processen. Volg even mee!

Ontdek hier alle blogartikels over “Slim en efficiënt werken”

De werkplek organiseren en ordenen

Je organisatie verbeteren en efficiënt werken invoeren, begint bij … de werkplek organiseren! Er wordt weleens gezegd dat een “opgeruimd bureau” gelijk staat aan een “opgeruimd hoofd”, en voor de werkplek geldt eigenlijk hetzelfde. Een rommelig magazijn of chaotische werkplaats is bijvoorbeeld een bijzonder grote ergernis onder medewerkers – en terecht. Het veelgehoorde excuus dat er geen tijd is om op te ruimen, is eigenlijk onzin. Want door op te ruimen, bespaar je juist tijd, omdat je je spullen sneller terugvindt. Bovendien maak je de werkomgeving in één klap een stuk veiliger.

Opruimen met de 5S-methode

Opruimen is misschien niet het leukste klusje, maar het resultaat is wel enorm bevredigend. Geen idee hoe je moet beginnen? Dankzij de 5S-methode ruim je op in vijf eenvoudige stappen:

  • Scheiden: leg spullen apart die je wil houden en spullen die je weg wil doen (bijvoorbeeld omdat ze onveilig zijn of nooit gebruikt worden).
  • Sorteren: leg de spullen die je wil houden op een plek waar je ze makkelijk terugvindt. Materiaal dat je dagelijks nodig hebt, leg je in de buurt, terwijl je materiaal dat je minder vaak gebruikt, wat verder weg kunt leggen.
  • Schoonmaken: maak de werkplek grondig schoon. Het magazijn of de werkplaats mag je gerust aanpakken met ‘grove middelen’, zoals een schrobmachine of een hogedrukreiniger.
  • Systematiseren of standaardiseren maak het makkelijk om de werkplek opgeruimd te houden. Hanteer bijvoorbeeld een kleurcodering en markeer waar iets moet staan.
  • Standhouden: controleer regelmatig of niemand in slechte gewoontes vervalt en of alle protocollen worden nageleefd.

 

Je merkt het: 5S zorgt op een systematische manier voor een opgeruimde én schone werkplaats!

 

Er zijn nog alternatieven voor de 5S-methode die je kunt uitproberen, zoals SPACE. Deze Engelse afkorting staat voor:

 

  • Sort (sorteren): leg alles bij elkaar wat bij elkaar hoort (bijvoorbeeld pennen bij pennen en schroevendraaiers bij schroevendraaiers) om een overzicht te krijgen van wat je eigenlijk allemaal hebt. Wedden dat je ervan versteld staat hoeveel spullen je eigenlijk hebt?
  • Purge (weggooien): welke spullen zijn verouderd of kapot, en waar heb je te veel van? Geef alles wat je niet gebruikt of wat niet nuttig is weg, want die spullen komen elders wellicht nog goed van pas.
  • Assign space (plek geven): bedenk wat waar hoort. Spullen die je vaak nodig hebt, leg je binnen grijpafstand; de rest mag wat verder weg.
  • Containerize (efficiënt opbergen): berg je spullen nu effectief op, en zorg dat je onthoudt waar je alles kunt terugvinden, eventueel met labels en etiketten.
  • Equalize (rechttrekken): check periodiek het systeem en leg alle spullen weer op hun plaats.

 

Magazijninrichting en voorraadbeheer

Wil je de inrichting van je magazijn verbeteren en zo de productiviteit verhogen? Dan kun je meteen een aantal maatregelen treffen.

1.      Magazijn efficiënt inrichten

Er bestaan een heleboel methodes die je kunt gebruiken om je magazijn in te richten. De ABC-methode is bijvoorbeeld in opmars. A verwijst naar de artikelen die je het meeste gebruikt, terwijl je B- en C-artikelen respectievelijk hoger of achterin het magazijn kunt bewaren omdat je ze minder vaak nodig hebt. Als je de producten een plaatsje hebt gegeven, kun je ze opslaan op palletstellingen. Die nemen de minste ruimte in beslag. Afwijkende goederen leg je dan weer in speciale stellingen, zoals een bandenstelling of een verticale stelling. Naast stellingen zijn er uiteraard nog andere producten die van pas komen bij een optimale magazijninrichting, zoals rolcontainers, palletwagens en hoogwerkers.

2.      Slim voorraadbeheer

Kies bovendien voor slim voorraadbeheer dankzij warehouse management software (wms) of door de Kanban-methode te gebruiken. Die laatste methode pleit voor een magazijnflow waarbij de voorraad just-in-time wordt aangevuld op basis van de vraag. Bewaar het overzicht door Kanban-kaartjes te ontwerpen (voor elk vak noteer je hoeveel artikelen er minimaal en maximaal aanwezig moeten zijn) en een Kanban-bord te maken.

3.      De juiste orderpicking-methode

Optimaliseer tot slot de looproutes om de gemiddelde reis- of looptijd voor de orderverzamelaar tot een minimum te beperken.

Werkplaats opruimen en inrichten

Lean manufacturing, of een maximale waarde realiseren met zo weinig mogelijk verspilling (van tijd of middelen), begint bij je werkplaats opruimen en gereedschap opbergen. Een slimme werkplaats is een plaats waar je alles kwijt kunt, waar je voldoende werkruimte hebt én alles makkelijk terugvindt. Uiteraard heb je daar het gepaste materiaal voor nodig:

Om je machines in topconditie te houden, stel je dan weer een onderhoudsplan op.

Opruimen op kantoor

Tegenwoordig is een clean desk policy een hype op kantoren. Het begrip verwijst naar een opgeruimde werkplek, ofwel: je bureau opruimen/je bureau netjes houden, en zo mentale rust creëren. Minder rommel betekent nu eenmaal minder stress! Opbergbakjes zijn het hulpmiddel bij uitstek om je spullen binnen handbereik te hebben en toch alles op orde te houden. Kies eventueel voor verschillende kleuren per thema.

Ook het archief en de administratie verdienen extra aandacht om de workflow zo efficiënt mogelijk te houden. Digitaal archiveren en papierloos werken heeft natuurlijk veel voordelen, maar soms is een papieren archief wettelijk verplicht of is digitaal archiveren door een gebrek aan tijd en/of middelen voorlopig nog vage toekomstmuziek. Klinkt die laatste situatie herkenbaar? Dan kun je je papieren archief toch (figuurlijk) naar een hoger niveau tillen door hierin een logische structuur aan te brengen (zoals alfabetisch sorteren) en de juiste hulpmiddelen te gebruiken (van ordners met tabbladen tot archiefdozen).

Beleid en management

Je organisatie continu verbeteren om slimmer en efficiënter te werken, vraagt niet alleen om een doordachte inrichting, maar ook om beleidsingrepen zoals plaatsonafhankelijk werken (het zogenaamde ‘nieuwe werken’) én om voldoende aandacht voor overkoepelende factoren zoals timemanagement en werkplezier. We gaan hier dieper op in.

Het nieuwe werken

De eerder vermelde clean desk policy garandeert niet alleen een nette werkplek; het beleid maakt het medewerkers ook mogelijk om een flexplek te kiezen en te flexwerken waar ze willen, aangezien ze hun spullen nooit meer op ‘hun’ bureau laten liggen. Die stijgende flexibiliteit op de werkvloer zet zich door in de vorm van thuiswerken of telewerken. Werken in de cloud ondersteunt die trends. Door gegevens en programma’s online op te slaan, kun je ze namelijk perfect vanuit je ‘home office’ of een koffiebar raadplegen, en kun je probleemloos op afstand samenwerken met collega’s.

Timemanagement

Timemanagement is een verzamelnaam voor efficiënter omgaan met tijd, om zo tijd te besparen. Laten we eerst een misverstand de wereld uit helpen: multitasken werkt niet! Je brein kan namelijk geen twee taken tegelijk uitvoeren, maar switcht eigenlijk in een razendsnel tempo tussen taken. Als je multitaskt, win je dus geen tijd, maar verlies je eerder kostbare minuten.

Hoe kun je dan wel deadlines halen?

  • De juiste handelingen toepassen
    • Schrijf je deadlines en taken uit.
    • Rangschik ze volgens prioriteit. [infographic invoegen:
    • Tel dagelijks af naar je deadline om jezelf te motiveren om door te werken.
    • Deel je plannen met anderen (een beetje groepsdruk kan geen kwaad!).

 

Meer energie op het werk

Mischien vergeet je in al je enthousiasme om zo slim en efficiënt mogelijk te werken, dat op tijd pauzeren en ontspannen al net zo belangrijk is om daarna weer dubbel zo geconcentreerd te kunnen werken. Bovendien loont het om nog andere tips toe te passen om energieker de dag door te komen, zoals

  • minder koffie en meer water drinken
  • een goede zithouding aannemen
  • regelmatig even staan en bewegen

Wist je bijvoorbeeld dat een wandelingetje tijdens de pauze je rustiger én creatiever maakt? Reden genoeg dus om in beweging te komen …

Efficiënte processen en projectmanagement

Wil je een nieuwe projectmethodiek of een nieuwe manier van projectmatig werken introduceren om efficiënter te werken? Een gouden tip is om niet te snel te willen gaan, want elke vorm van changemanagement moet goed doordacht gebeuren. Hieronder bespreken we enkele methodes voor beter projectmanagement, en overlopen we enkele processen die je onder de loep kunt nemen.

Proces verbeteren: methodes

Wie zijn proces wil verbeteren, heeft de keuze uit talloze methodes om procesoptimalisatie in goede banen te leiden. Je kunt zelfs kiezen voor een combinatie van methodes.

1.      Lean Six Sigma

Lean Six Sigma, een combinatie van Lean en Six Sigma, is een populaire verbetermethodiek die helpt om de productiviteit en klanttevredenheid te verhogen en kosten te besparen. Je deelt een project op in fasen (Define, Measure, Analyze, Improve en Control) en definieert meetbare karakteristieken en factoren die die karakteristieken beïnvloeden. Op basis van dit geheel stippel je dan de nodige verbeteracties uit.

2.      Scrum-werken

Scrum is dan weer een projectaanpak om tot snellere en betere prestaties te komen, met zelfsturende teams die korte sprints trekken richting (deel)resultaten. De Daily Scrum, een soort statusmeeting, vormt hiervan een belangrijk onderdeel. Scrum-werken gaat, in tegenstelling tot traditioneel projectmanagement, minder over plannen en schrijven, en meer over doen. Naast die resultaatsgerichte houding zijn er nog talloze redenen waarom Scrum elk team kan helpen:

  • je behoudt continu overzicht
  • je werkt met ingebouwde deadlines
  • je behoudt de focus en bent toch flexibel

 

3.      Kaizen

Een derde en laatste methode die het vermelden waard is, is de Kaizen-methode, waarbij Kaizen staat voor continue verbetering. De methode valt uiteen in een aantal Kaizen-stappen:

  • een probleem kiezen
  • het probleem definiëren
  • de oorzaken bepalen
  • mogelijke oplossingen ontwikkelen
  • de beste oplossing kiezen
  • de beste oplossing implementeren

Processen doorgelicht

Tot slot overlopen we enkele processen die bij jou in de organisatie misschien aan verbetering toe zijn.

1.      Het inkoopproces

De drie belangrijkste factoren die een inkoopbeleid bepalen, zijn:

  • kwaliteit
  • levensduur
  • garantie

Aan het inkoopproces zijn heel wat risico’s verbonden. Zo kosten ad hoc-inkopen bedrijven handenvol geld, nemen vooral secundaire inkopen té veel tijd in beslag, en worden C-Class aankopen meestal niet optimaal beheerd (hoewel ze de grootste indirecte kost vormen) Het aankoopproces is dus vaak voor verbetering of optimalisatie vatbaar.

De meeste inkopers – van wie de rol steeds complexer wordt – willen graag een efficiënter aankoopproces dat hen meer tijd en geld uitspaart. Enkele elementen die tot zo’n proces kunnen behoren op een rij:

Ook de aankoop van bijvoorbeeld werkplaatsmeubilair zou volgens een efficiënt proces moeten verlopen. Dit meubilair heeft een enorme invloed op het werknemerswelzijn, de ergonomie, de efficiëntie en de productiviteit op de werkvloer. Om werkplaatsmeubilair aan te schaffen dat lang meegaat en perfect voldoet aan de noden op de vloer, is het zaak om de behoeften van het team in kaart te brengen, een draaiboek op te stellen met cruciale vragen én een model te ontwikkelen om vlot offertes te vergelijken. 

 

2.      De informatieverspreiding

Je kunt je informatiemanagement of informatieverspreiding verbeteren door bijvoorbeeld

 

Een heldere informatiespreiding is bijvoorbeeld belangrijk als je voor de scrum-methode kiest, waarbij je de status van elk project continu moet bijhouden, instructies moet vastleggen en snel moet communiceren tussen de teams die sprints trekken.

 

3.      Efficiënt plannen

Lean plannen komt overeen met efficiënt plannen. Het grote verschil met de traditionele manier van een projectplanning maken, is dat alle partijen vanaf het begin nauw betrokken worden. Bovendien staat een transparante communicatie centraal. Hieraan kun je tegemoetkomen met behulp van een planbord waarop je de grote tijdlijn vastlegt. Iedereen kan dan op dagniveau gekleurde post-its plakken op de momenten dat hij aan een project werkt, en extra informatie meegeven, zoals het type werk en hoeveel personen hiervoor nodig zijn.

Verder betekent efficiënt plannen dat je voor elke taak het meest geschikte moment uitkiest. Wist je bijvoorbeeld dat 34% van de medewerkers de zomer het ideale moment vindt om uit de dagelijkse sleur te stappen en te kijken hoe de dingen beter kunnen?

4.      Vergaderen

Tot slot loont het de moeite om te investeren in effectief vergaderen of brainstormen. Dit bespaart je heel wat tijd én het voorkomt ergernissen. Er ontstaan namelijk heel wat frustraties door meetings die geen of weinig resultaat opleveren.

Enkele tips:

  • Een goede voorbereiding is het halve werk. Houd eventueel een checklist techniek bij de hand.
  • Voorzie de juiste hulpmiddelen om te kunnen samenwerken in teams, zoals een whiteboard of beamer, en post-its.
  • Noteer zorgvuldig wat er gezegd wordt om misverstanden te voorkomen.
  • Wijs altijd projecteigenaren en vervolgacties aan.

Wil je ook slimmer en efficiënter werken, maar zie je door de bomen het bos niet meer? De medewerkers van onze helpdesk staan je graag bij!