De 6 essentiële KPI’s voor efficiënte aankopen

Slim en efficiënt werken

What’s in a name? KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) zijn niet zomaar indicatoren. De KPI’s zijn cruciaal, want samen vormen ze de strategische kapstok voor de inkoopafdeling. Hoe weet ik welke inkoopindicator een KPI is? Hier vind je een lijst van Determine [1], die twee overschatte indicatoren achterwege laat: besparingen en aantal leveranciers onder contract.
Om het leven van de inkoopafdeling makkelijker te maken, worden deze KPI’s in drie grote families onderverdeeld: de productiviteit van het inkoopteam, de efficiëntie van de uitvoering van de contracten met leveranciers en de naleving van het inkoopbeleid door de andere afdelingen.

Twee KPI’s om de productiviteit van het inkoopteam te traceren

De ROI van de inkopen

Het volume van de besparing dankzij het inkoopteam is enkel relevant indien dit in verband wordt gebracht met het volume van de middelen die het bedrijf inzet voor de inkoopafdeling. Daarom is het aanbevolen om de return on investment te meten. Dit is dan ook de eerste KPI.

Hoeveel bedraagt de kostenbesparing (inclusief vermeden uitgaven) dankzij het werk van het inkoopteam in vergelijking met de totale werkingskosten van deze afdeling? Dit bedoelen we dus met ROI.

Het aandeel van de inkoopafdeling in de aankopen

Elke organisatie heeft haar eigen inkooppraktijken en niet alle uitgaven verlopen per se via de inkoopafdeling. De tweede KPI meet het percentage inkopen van het bedrijf die daadwerkelijk via de inkoopafdeling verlopen.

Een deel van de onrechtstreekse inkopen gebeuren vaak buiten de afdeling om, wat problemen oplevert qua rationalisering. Logischerwijze moeten we de productiviteit van de inkoopafdeling dus meten op basis van haar daadwerkelijke aandeel.

Twee KPI’s om te meten hoe efficiënt de contracten met leveranciers worden uitgevoerd

De correlatie kosten/waarde

Deze derde KPI geniet de voorkeur boven de berekening van het percentage leveranciers onder contract, aangezien die geen rekening houdt met de mate waarin deze contracten worden uitgevoerd.

De correlatie kosten/waarde (LPP of Linear Performance Pricing) houdt rekening met:

  • De feitelijke naleving van de contracten, door het aantal gefactureerde productlijnen buiten de referentieprijzen te berekenen;
  • Het percentage van deze extra’s ten opzichte van de totale uitgaven.

De gemiddelde uitvoeringstermijn

De prijs is niet de enige indicator voor klanttevredenheid. Een laattijdige levering of lage productkwaliteit heeft namelijk vaak een negatiever effect op de business of het bedrijfsimago.

Daarom wordt het serviceniveau (of toch minstens de naleving van de overeengekomen leveringstermijnen) als een KPI beschouwd.

Twee KPI’s om de naleving door de andere afdelingen te controleren

Het aantal inkopen buiten het contract

De inkoopafdeling doet haar werk goed en in theorie gebeuren de meeste uitgaven van het bedrijf in het kader van contracten met leveranciers. Maar zijn de andere afdelingen op de hoogte van deze contracten? En leven ze deze wel na?

De vijfde KPI van de inkoopafdeling zorgt er dus voor dat de andere afdelingen de procedures naleven. Hierbij worden twee waarden over een bepaalde periode bekeken:

  • Het aandeel uitgaven buiten contract terwijl er wel degelijk een contract bestaat;
  • Het prijsverschil, nl. de kostprijs als gevolg van deze alternatieve werkwijze.

De duur van het bestelproces

De laatste essentiële KPI brengt verbeterpunten in het bestelproces zelf naar voren.

Een duidelijk protocol bepaalt de verschillende stappen in het inkoopproces, met als doel zo veel mogelijk middelen te besparen. Maar dit proces is pas efficiënt als het ook echt bekend is en toegepast wordt.

De mate waarin dit het bestelproces versnelt, hangt af van:

  • Hoe goed de bestelaanvragen zijn opgesteld;
  • Hoe snel de bestelaanvragen worden goedgekeurd;
  • De regelmaat waarmee de bestelbonnen worden opgemaakt en verzonden.

Niet onbelangrijk: de digitalisering kan deze indicator helpen te optimaliseren door de praktijken te standaardiseren (waarbij niet-standaardbestellingen geblokkeerd worden) en door de goedkeuringsstromen in kaart te brengen.

Kortom, deze zes KPI’s moeten objectief worden gemeten om de inkoopafdeling constant te verbeteren. Maar het bedrijf moet zich vooral als één team achter deze indicatoren scharen. Dat is het allerbelangrijkste. De inkoopafdeling speelt hier dan ook een educatieve rol in. Als je alleen kijkt naar de inkooptechnieken, dan zie je wellicht dat zeer interessante verbeterpunt voor jouw bedrijf niet. Een versnipperd inkoopbeleid belemmert duidelijk een gerichte verbetering van de prestaties, en maakt het in de eerste plaats zelfs moeilijk om nadelige knelpunten op te sporen.

[1] Artikel verschenen in oktober 2020

Volg Manutan op