Digitalisering van het inkoopproces: modegril of nieuwe realiteit?

Slim en efficiënt werken

De digitale transformatie van de industrie – we zijn op weg naar ‘Industry 4.0‘ – die een impact heeft op de inkopen zal naar alle verwachting nog sterk toenemen. De digitalisering van het inkoopproces is veelbelovend en de verwachtingen zijn hooggespannen. Maar daarbij moeten wel enkele vragen gesteld worden. Daar lees je in dit artikel meer over.

Het gaat om volgende vragen:

  • Zijn er echt voordelen verbonden aan de digitalisering van het inkoopproces?
  • Zijn bedrijven klaar om zich om te vormen en voordeel te halen uit deze wereldwijde dynamiek?
  • Zijn de inkoopafdelingen al begonnen met een digitaliseringsproces?
  • Zijn de strategieën duidelijk?
  • Zijn de middelen toereikend en goed verdeeld?

Het onderzoek in opdracht van Jaggaer(1) biedt een aantal goed gedocumenteerde inzichten in de digitalisering van het inkoopproces. Het eerste deel van het onderzoek, waarin de betekenis en de reikwijdte van de begrippen centraal staan, moet bedrijven stimuleren om in te schatten wat er op het spel staat. En het is duidelijk: er is nog veel werk aan de winkel!

Maar, en dit is wel het meest gestoffeerde deel van het onderzoek, alle bedrijven zijn het erover eens dat gegevens op zich en het gebruik ervan cruciaal zijn om de digitalisering van het inkoopproces tot een goed einde te brengen. Het door Jaggaer gepubliceerde rapport sluit af met enkele operationele aanbevelingen die het lezen meer dan waard zijn!

Digitalisering van het inkoopproces: alleen een wereldwijde transformatie is zinvol

Het rapport vergelijkt verschillende onderzoeken en leert dat slechts de helft van de respondenten van mening is dat ze over de nodige kennis en technologie beschikken om hun inkoopproces volledig te digitaliseren. Hetzelfde aantal respondenten beweert de basis te hebben gelegd voor de overstap naar e-procurement. Met de hulp van experts en in het licht van de prioriteiten en hiërarchieën die de inkoopdirecteurs hebben aangegeven, blijkt uit het Jaggaer-rapport dat de oriëntaties sterk uiteenlopen en dat er eigenlijk heel weinig zekerheden zijn met betrekking tot de digitalisering van het inkoopproces.

Digitalisering van het inkoopproces: data, data, data!

Wat steevast met zekerheid wordt bevestigd, is dat databeheersing dé sleutel is tot de digitalisering van het inkoopproces. Alleen dan is een 100 % digitaal inkoopproces denkbaar en werkbaar. Intelligente algoritmes en de big bang van de big data zijn alleen efficiënt als ze goed worden ‘gevoed’. De meerderheid van de respondenten van het Jaggaer-onderzoek begreep dit goed, want ze verklaarden dat ze focussen op investeringen in gegevens om een echte verandering teweeg te brengen. De meest geavanceerde bedrijven zijn van plan om te kiezen voor conversationele digitale assistenten (52 %), robotachtige processen (48 %) en zelfs blockchaintechnologie (een derde van de respondenten).

De cloud, de interoperabiliteit van de systemen, analyse-instrumenten en de toenemende populariteit van de digitale cultuur hebben tot gevolg dat bedrijven in het algemeen en inkoopafdelingen in het bijzonder steeds meer gegevens verzamelen. Maar om over een stroom aan gegevens met toegevoegde waarde te beschikken die het inkoopproces helpen te digitaliseren, moeten bedrijven deze data ook nog met succes integreren. En hoewel er vooruitgang wordt geboekt, gebeurt de integratie nog grotendeels manueel. 75 % van de respondenten vertelt dat ze hun gegevens integreren en het silo-effect overstijgen, maar 75 % van hen heeft dat proces nog niet geautomatiseerd. Zelfs bij bedrijven die het verst staan qua data-integratie, gaat het vaak enkel over interne gegevens. Externe financiële data, de scoring van het logistieke risico en de kosten in verband met eenmalige aankopen worden meestal met de hand samengevoegd – als dat al gebeurt.

Deze discontinuïteit staat de wendbaarheid en een snelle besluitvorming in de weg. Het Jaggaer-rapport heeft de grote verdienste dat het ons aanmoedigt om ‘de cirkel rond te maken’. Het laat vooral zien dat wendbaarheid en proactiviteit sterk afhangen van hoe goed een bedrijf erin slaagt om voorspellende indicatoren aan meetindicatoren te koppelen.

Digitalisering van het inkoopproces: nog een inspanning

Slechts 2 % van de bedrijven digitaliseert zijn aankopen door daadwerkelijk gebruik te maken van slimme technologieën. Die technologieën verbeteren de besluitvorming bij aankopen door informatie te verstrekken over het werkelijke gebruik van producten en door objectief rekening te houden met de risico’s en gevaren. Voorlopig is alleen de eerste stap, de automatisering van taken met een geringe toegevoegde waarde, al echt op gang gekomen. Maar e-procurement mag niet beperkt blijven tot technologie inpassen in een bestaand proces. Anders zou het, om onze oorspronkelijke vraag te beantwoorden, niet meer zijn dan een modegril.

Om echt een nieuwe wind te laten waaien door industriële bedrijven, moet de digitalisering van het inkoopproces betrekking hebben op de hele organisatie van de inkoopafdeling: werknemers, processen én technologieën. De grenzen tussen het reële en het virtuele uitwissen als het ware. In de wetenschap dat geen enkele technologie kan werken zonder correcte data, is het stroomlijnen en delen van gegevens met een hoge toegevoegde waarde de brandstof voor een succesvolle digitalisering van het inkoopproces!

(1) Het Jaggaer-onderzoek 2018 werd van augustus tot oktober 2017 uitgevoerd onder b2b-inkoopmanagers over de hele wereld. 168 van hen beantwoordden de negen vragen die online werden gesteld. 73 % van hen werkt voor industriële bedrijven die een winst van meer dan 50 miljoen euro boeken (76 %). Eén op de twee respondenten is in Europa gevestigd (47 %).

Volg Manutan op