Het coronavirus verstoort de toeleveringsketens, de economie en de beurzen. Deze gezondheidscrisis brengt dan ook een ongeziene economische crisis mee waarvan de gevolgen nog niet te overzien zijn. Bedrijven en hun inkoopafdeling bereiden zich hierop voor. Zowat de helft heeft zijn budget al aangepast en/of noodplannen uitgewerkt [1]. Om op deze situatie in te spelen, stelt The Hackett Group in zijn rapport ‘Preparing the Company for Extreme Economic Volatility’ acht goede aankooppraktijken op korte en op lange termijn voor.
Inkoopafdeling: 8 goede praktijken om je voor te bereiden op post-Covid-19
Slim en efficiënt werken
Covid-19: goede praktijken op korte termijn
1) Bereid je voor op een worstcasescenario
In eerste instantie is het belangrijk om goederen te identificeren die mogelijk laattijdig worden geleverd of waar er mogelijk een tekort aan is, en om daar een zo groot mogelijke reservevoorraad van aan te leggen.
2) Voorzie alternatieven
Om de bevoorrading te garanderen, moet je blijven communiceren met de leveranciers en ze opvolgen, vooral de meest strategische, en diegenen identificeren die zich in de risicozones bevinden. Om te kunnen inspelen op elke kritieke situatie is het belangrijk dat je een risicobeheerprogramma en extra bevoorradingsbronnen voorziet.
3) Verlaag de kosten op een intelligente manier
Bij een gedaalde vraag moet de onderneming de kosten drukken. Hier heeft de inkoopafdeling een grote rol te spelen, maar dan wel op een intelligente manier. We raden aan om samen te werken met de leveranciers en zo slimme oplossingen te vinden zoals kiezen voor alternatieve producten, bepaalde processen herzien enz.
Covid-19: goede praktijken op lange termijn
4) Plan en blijf flexibel
Inkoopafdelingen hebben er alle belang bij om zich flexibeler op te stellen. Daarom moeten ze anticiperen op marktontwikkelingen, of die zelfs voorspellen, voortdurend de risico’s van hun belangrijkste leveranciers inschatten en snel te implementeren oplossingen voorzien.
5) Ontwikkel een risicobeheerprogramma
Om klaar te zijn voor de toekomst is het belangrijk dat je een sterk risicobeheerprogramma op touw zet, een extra leveringsbron voor essentiële producten en diensten voorziet en een programma ontwikkelt om deze potentiële nieuwe leveranciers snel in op te nemen.
6) Investeer in kostenverlagende technologieën
Dankzij de geavanceerde analyseoplossingen kan de inkoopafdeling de kosten van al haar processen maar ook haar algemene prestaties analyseren teneinde dure taken met een lage meerwaarde te optimaliseren (of verwijderen).
7) Kies voor ‘smart automation’-technologieën
Door de mogelijkheden van automatiseringsplatforms en -oplossingen (zoals RPA, visualisatie, conversatie-interfaces enz.) volop te benutten, kan de inkoopafdeling haar kosten met 17 % verlagen. Deze technologieën lijken dus vooral in tijden van crisis bijzonder geschikt, omdat ze zowel de kosten verlagen als de flexibiliteit verhogen.
8) Migreer bepaalde activiteiten naar shared services centres (Global Business Services)
Deze shared services centres verenigen alle backofficefuncties van een bepaald geografisch gebied in één team, dat deze functies dan op een geharmoniseerde en homogene manier voor zijn rekening neemt. Een dergelijke organisatie vormt een echte bron van prestaties voor het bedrijf en maakt aanzienlijke besparingen, een betere controle en een standaardisatie van deze activiteiten mogelijk.
In een onzekere context als deze moet de inkoopafdeling klaarstaan om haar bedrijf te helpen met een intelligente verlaging van de kosten en met het risicobeheer. Daarbij moet ze niet alleen gebruikmaken van haar relaties met de leveranciers en van haar digitale oplossingen, maar ook haar middelen optimaliseren.
Bron: [1] Key Issues Study, The Hackett Group, 2020
