Inkoopafdeling: de supply chain opnieuw uitvinden na COVID-19

Slim en efficiënt werken

De supply chain wordt op de proef gesteld door de gevolgen van de COVID-19-epidemie voor de economie en de volksgezondheid. Daardoor zijn bij de meeste organisaties een aantal tekortkomingen aan het licht gekomen. De inkoopafdeling moet dan ook de nodige lessen trekken uit de crisis om een eventuele heropflakkering te kunnen opvangen.

Zo heeft ze al in kaart gebracht hoe ze het voor bedrijven makkelijker kan maken bij een volgende crisis. De inkoopafdeling heeft drie prioriteiten vastgelegd om tijdens de eerste dagen van een volgende crisis wel snel in actie te schieten:

  • de nieuwe vorm van leveranciersrisico’s in de hand houden;
  • waar nodig ervoor zorgen dat alles wat vlotter verloopt;
  • de waardering van de inkoopgegevens verbeteren om sneller te kunnen reageren.

Risicobeheersing: inkoopafdeling zoekt nieuw evenwicht voor de supply chain

De inkoopafdeling heeft niet geaarzeld om meer aandacht te besteden aan het gezondheidsrisico. Recent onderzoek leert dat 80 % van de bedrijven [1] heeft aangekondigd dat ze minstens een gedeelte van hun logistieke keten willen verplaatsen. Ze schuiven twee doelstellingen naar voor als aanzet voor zulke projecten:

  • dichter bij de consument staan;
  • strategische partners zoeken.

De COVID-19-crisis was niet de enige trigger, maar ze heeft wel duidelijk gemaakt dat een eindeloze uitbreiding van de supply chain risico’s inhoudt. Risico’s die nog groter worden door vooral voor leveranciers te kiezen die zich in één land bevinden dat bovendien ver verwijderd is van het productieapparaat en de afzetgebieden.

Vandaar dat de inkoopafdeling de leveranciersportefeuille opnieuw in evenwicht wil brengen. Bij haar keuzes houdt ze veel meer rekening met afstanden en het logistieke risico.

Flexibiliteit: een grote uitdaging van de inkoopafdeling voor de supply chain

Het belangrijkste wat we geleerd hebben van de COVID-19-crisis, is dat bedrijven flexibeler moeten zijn. Op inkoopvlak moet die flexibiliteit er komen op alle niveaus van de supply chain.

In elk continuïteitsplan moet men voortaan een operationele voorraad van materiaal voor operatoren in de supply chain voorzien:

  • individueel beschermingsmateriaal voor de operatoren op de werkplek;
  • laptops voor operatoren die thuiswerken.

Volgens diezelfde logica zal de inkoopafdeling in nauw overleg met de CIO de supply chain begeleiden bij de digitale transitie. De bedrijven die het snelst op thuiswerken konden overschakelen, waren ook de bedrijven die het verst staan in de integratie van hun informatiesysteem. Een ander punt dat meer aandacht moet krijgen, is de kwaliteit van de toegang op afstand.

Databeheer: een instrument voor de inkoopafdeling om in te spelen op de supply chain

Van alle onderbrekingen waarmee bedrijven te maken krijgen, is een groot aantal te wijten aan de schaarste van onderdelen die in normale omstandigheden nooit ter sprake komt. Zo heeft de inkoopafdeling nog een enorme marge om de supply chain beter te beveiligen, want we schatten dat 70 % van de bedrijven [2] hun belangrijkste leveranciers niet kennen [2].

Om die miljoenen gegevens te beheren, moet de inkoopafdeling dan ook de digitalisering van haar aankoopprocessen verder uitwerken en versneld opdrijven.

  • De inkoopafdeling staat voor enkele duidelijke uitdagingen:
  • de strategische spelers in de hele waardeketen in kaart brengen;
  • alternatieve scenario’s uitwerken naargelang van kritische hypotheses;
  • aandacht besteden aan de logistieke aspecten, bijvoorbeeld de transportroutes en het aanleggen van aangepaste buffervoorraden;
  • het mogelijk maken om intern gegevens te delen en met het ecosysteem van leveranciers om de analyses te optimaliseren.

Conclusie: de COVID-19-epidemie heeft gewezen op de nood aan meer soepelheid van de supply chain, die te broos is gebleken door de tot het uiterste gedreven logica van ‘just-in-time’ stromen. Men kijkt sterk naar de inkoopafdeling om die soepelheid mee mogelijk te maken.

De eerste denkpistes gaan uit van het tweeluik leveranciersrelatie/digitalisering van de aankoopprocessen om de supply chain meer wendbaar te maken.

Bronnen:

[1] Onderzoek Bank of America – februari 2020

[2] Barometer KYU van de risico’s in de supply chain – 2019

Volg Manutan op