Thuiswerken is het nieuwe werken! Ontdek potentiële problemen … en oplossingen!

Slim en efficiënt werken

Hoe ziet de meest sceptische werkgever de gemiddelde thuiswerkdag voor zich? Wellicht een medewerker die om de haverklap een pakketbezorger aan de deur heeft en tussendoor wasjes draait en – wie weet – zelfs de babyfoon binnen handbereik heeft omdat zoon- of dochterlief ook thuis is. Dat beeld hoeft natuurlijk niet te kloppen met de werkelijkheid, maar toch kan niemand ontkennen dat thuiswerken gepaard gaat met een aantal typische problemen. Denk aan een verminderde concentratie, omdat je bijvoorbeeld in de verleiding komt om huishoudelijke taken ‘snel even tussendoor’ te doen. We zoomen in op die nadelen en komen met mogelijke oplossingen. Want thuiswerken biedt nog altijd veel belangrijke voordelen, zoals minder fileleed en geen last van luidruchtige collega’s.

|||

Context: wat zegt de wet?

Mobiel werken komt neer op “buiten het kantoor werken” en staat meestal synoniem voor thuiswerken (al zijn er natuurlijk altijd medewerkers die zich liever in een koffiebar installeren). Sinds 1 januari 2016 geldt de Wet Flexibel Werken. Volgens die wet heeft de medewerker geen recht op thuiswerken. Wel kan hij de werkgever verzoeken om zijn arbeidsplaats te wijzigen, bijvoorbeeld als hij liever thuis wil werken. Daarvoor moet de medewerker minstens 26 weken in dienst zijn. Bovendien moet de medewerker het verzoek schriftelijk indienen én minimaal twee maanden voor de gewenste ingangsdatum.

Als werkgever kun je dit verzoek afwijzen – en dat hoeft niet op basis van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Je kunt ook akkoord gaan en het volgende daarbij vastleggen:

  1. de periode, frequentie en eventuele dagen of uren waarop de medewerker thuiswerkt
  2. de periodes dat de medewerker bereikbaar moet zijn en hoe
  3. afspraken over de vergoeding van eventuele kosten
  4. voorwaarden en afspraken voor een terugkeer naar het kantoor
  5. waar de thuiswerker precies gaat werken (thuis en/of ergens anders)

Incidenteel thuiswerken door overmacht is trouwens wél een recht. Wanneer bijvoorbeeld je kind plotseling ziek wordt, kun je calamiteitenverlof aanvragen. Dat kan alleen als het dringend is en niemand anders je kind kan opvangen.

Bij het bepalen of thuiswerken überhaupt een mogelijkheid is, speelt natuurlijk het takenpakket een grote rol. Er zijn functies die niet of lastig vanuit huis te doen zijn, zoals werk op een productieafdeling of in een magazijn. Wees daar samen creatief, maar ook realistisch in.

Probleem 1 bij thuiswerk: afleiding

Afleiding is een terechte bezorgdheid van werkgevers. Ruim de helft van de thuiswerkers raakt soms afgeleid tijdens het werken, 10% zelfs regelmatig of vaak. Zo blijkt uit onderzoek van Manutan in samenwerking met NovioData. Vier op de tien medewerkers kan helemaal niet thuiswerken. Andere medewerkers worden juist op de werkvloer om de haverklap gestoord door (of ergeren zich aan) hun collega’s. Thuiswerken is voor hen dus dé manier om afleiding te voorkomen.

Tip 1

  • Voor de werkgever:geef medewerkers de mogelijkheid de voor hen beste oplossing te kiezen en vertrouw ze daarin.
  • Voor de medewerker:wees eerlijk tegen jezelf en je manager over de hoeveelheid afleiding waarmee je thuis wordt geconfronteerd.

Probleem 2: een slecht ingericht thuiskantoor

Volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit (Afdeling 10. Plaatsonafhankelijke arbeid) moet dat de werkgever de benodigde voorzieningen ter beschikking stellen voor thuiswerken. Denk aan laptop, belichting of een internetverbinding. Natuurlijk heeft de medewerker zelf ook een grote verantwoordelijkheid. Veel thuiswerkers installeren zich namelijk gewoon aan de keukentafel, op een harde stoel en met slechte verlichting. Maar liefst 62% van de thuiswerkplekken is ergonomisch onverantwoord ingericht, zo blijkt uit het onderzoek door Manutan dat we hierboven al aanhaalden.

Welke spullen heb je dan nodig om je thuiskantoor slim in te richten? Het liefst richt je een aparte kamer in voor thuiswerk (waar je niet constant gestoord wordt), met daarin:

  1. Een ergonomische bureaustoel en -tafel
  2. De juiste verlichting
  3. Voldoende opbergruimte, zodat je ook thuis een clean desk policy kunt handhaven
  4. Accessoires die het werken aangenamer maken en je inspireren, zoals een fijne koffie- of theemok en een aantal mooie planten

Tip 2

  • Voor de werkgever:regel budget voor het inrichten van de werkplek thuis. Zorg ook dat alle flexplekken op kantoor volledig aanpasbaar zijn aan de gebruiker.
  • Voor de medewerker:vervang waar nodig meubilair en zorg dat je voldoende beweging tussendoor krijgt.

Probleem 3: afstand tot de werkvloer

Wie thuis zit, ziet zijn of haar collega’s niet. Dat is niet handig voor de communicatie (ondanks alle technologie die ons daarbij moet helpen) en creëert in het ergste geval wantrouwen. Aansturen op afstand vraagt volgens management-consultant Ronald van Aggelen om een nieuw type leider. “Geen controlfreak, maar iemand die medewerkers het vertrouwen geeft dat ze zelf beslissingen kunnen nemen. Iemand die liever vragen stelt en luistert dan lijstjes afvinkt, rapporten vraagt en procedures bedenkt.”[1] Daarnaast vinden sommige medewerkers die meer thuis dan op kantoor werken, dat ze vervreemd dreigen te raken van hun organisatie.

Tip 3

  • Voor de werkgever:teambuildinguitjes zijn geen bonus, maar noodzakelijk – zeker in een bedrijf waar veel mobiel wordt gewerkt.
  • Voor de medewerker:werk niet alleen thuis, maar laat je ook geregeld op kantoor zien.

Probleem 4: slechtere werk-privébalans

Lang niet alle medewerkers lopen dit risico, maar een grote groep onder hen wel. Of ze nu perfectionistisch of onzeker zijn, of een enorm verantwoordelijkheidsgevoel hebben: wie thuiswerkt, loopt het risico niet meer op te houden met werken. Er is namelijk altijd wat te doen en je bent afgesneden van het collectieve ritme op kantoor dat voorkomt dat je jezelf voorbij holt (je ziet anderen geen pauze nemen of in een middag een wandelingetje maken, waardoor je minder geneigd bent om even te stoppen en de batterijen weer op te laden).

Tip 4

  • Voor de werkgever:formuleer heel duidelijk wat je van de individuele medewerker verwacht.
  • Voor de medewerker:ken je grenzen en schud het verantwoordelijkheidsgevoel af en toe van je af. Niemand is onmisbaar, het bedrijf stort niet in als je even gaat sporten vanavond. Ook bij thuiswerken draagt een korte break bij aan een betere concentratie!

Extra tips voor productiever thuiswerk

Met de stijgende populariteit van het nieuwe werken zal het aantal thuiswerkende collega’s naar verwachting alleen maar toenemen. Het aantal mensen dat (soms) thuiswerkt, is toegenomen van 2,8 miljoen in 2013 naar 3,3 miljoen in 2018. Dat is 37 procent van de werkzame beroepsbevolking.[2] We sluiten daarom af met een paar extra tips om de productiviteit thuis te verhogen:

  1. Zorg voor structuur: begin en eindig je werkdag thuis op een vast tijdstip
  2. Maak een to-dolijsten planning, zodat je efficiënt te werk gaat
  3. Houd werk en privé gescheidenen laat je niet verleiden tot huishoudelijke klusjes

Manutan levert een groot assortiment artikelen voor de thuiswerkplek. Kijk eens in onze webshop of neem contact op met onze helpdesk voor een vrijblijvend advies.

[1] Bron: https://www.volkskrant.nl/economie/zo-werk-je-als-baas-op-afstand~b0a10a6e/

[2] Bron: https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2019/51/thuiswerken-gebruikelijker-in-steden

Volg Manutan op