Omgaan met vertrouwelijke documenten? Zet de papierversnipperaar maar klaar!

Slim en efficiënt werken

Omgaan met vertrouwelijke documenten op het werk begint met de juiste instelling, namelijk: geen documenten laten rondslingeren in vergaderzalen of bij de printer, én regelmatig opruimen. Want die stapeltjes papier op je bureau groeien sneller dan je denkt, en weet je eigenlijk nog wel honderd procent zeker wat er allemaal tussen zit? Daarnaast helpt het natuurlijk om de juiste hulpmiddelen, zoals een papierversnipperaar, in de buurt te hebben zodat gevoelige info niet in verkeerde handen valt. Geen idee wat je andere opties zijn? Lees dan zeker verder.

papierversnipperaar

Vertrouwelijke informatie door de papierversnipperaar

Is er een vergadering gepland waarin vertrouwelijke informatie aan bod komt? Dan kun je de info op papier uitdelen, zolang je alle deelnemers op het hart drukt om aan het eind van de vergadering alles weer in te leveren. Daarna kun je het aantal kopieën tellen om zeker te zijn dat je alles hebt en de hele bundel weggooien. Niet zomaar in een papierbak natuurlijk: haal de papieren eerst door de papiervernietiger of shredder.

Shredders zijn ingedeeld in categorieën, afhankelijk van hoe fijn ze versnipperen: van P-2 (met een strookbreedte van maximaal zes millimeter) tot P-7 (voor snippers van maximaal vijf millimeter breed). De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geldt sinds 25 mei 2018. Sindsdien komen alleen datavernietigers met snipperuitvoering, met veiligheidsniveau P-4 of hoger, in aanmerking voor de vernietiging van gevoelige of persoonsgebonden informatie. Shredders met een lager veiligheidsniveau werken namelijk met stroken die documenten niet helemaal onleesbaar maken.

Documenten als “vertrouwelijk” labelen

Het gebeurt weleens dat iemand een vertrouwelijk document bekijkt zonder kwade opzet. Voorkom zulke vergissingen door documenten expliciet als “vertrouwelijk” te labelen, met een (handgeschreven) etiket of met behulp van een labelprinter. In het document zelf kun je die informatie natuurlijk ook meegeven, met een watermerk over de volledige pagina, of in de kop- of voettekst.

Kasten goed afsluiten

Heb je een eigen kamer? Maak er dan een gewoonte van om de deur op slot te doen als je weggaat – ook tijdens je lunch of wanneer je een korte meeting hebt. In een open office is deuren op slot doen niet aan de orde, maar je kunt wel een brandkast neerzetten en de laden van je bureau en kasten op slot draaien. Maak duidelijk aan de collega’s met wie je kasten eventueel deelt dat het belangrijk is om ze op slot te doen.

Hulp nodig bij het correct behandelen van je vertrouwelijke documenten? Onze helpdesk adviseert je graag!

Volg Manutan op