Vertrouwen, het nieuwe credo van het management voor de inkoopafdeling

Slim en efficiënt werken

Net zoals voor elke andere ondersteunende functie is thuiswerken de norm geworden op de inkoopafdeling. Niemand weet wat de toekomst brengt, maar de kans is heel groot dat deze manier van werken niet meer weg te denken is bij bedrijven. Deze nieuwe werkmethode, die voor de teams minder interactie maar meer autonomie betekent, vraagt onvermijdelijk aanpassingen van het management. In deze context moet het management met een nieuw credo komen voor de inkoopafdeling: vertrouwen, een voorwaarden voor elke relatie op afstand.

Cognitief vs. affectief vertrouwen

In het kader van interpersoonlijke relaties op het werk bestaan er twee belangrijke dimensies van vertrouwen [1]

  • Cognitief vertrouwen is gebaseerd op een rationele en objectieve basis, op de kennis, vaardigheden, certificeringen of reputatie van een gesprekspartner.
  • Affectief vertrouwen, dat subjectiever is, berust op emotionele banden, gevoelens, eerlijkheid of welwillendheid die de gesprekspartners binden.

Wanneer twee mensen elkaar cognitief of emotioneel vertrouwen, betekent dit dat ze positieve verwachtingen hebben over het resultaat van de handelingen of beslissingen van de ander. In termen van management, en nog meer in een context waarin persoonlijke ontmoetingen zeldzaam zijn, lijkt vertrouwen van essentieel belang te zijn.

Hoe vertrouwen opbouwen bij de inkoopafdeling?

Om een sterke vertrouwensrelatie op te bouwen, moet ze evolueren van het cognitieve naar het affectieve. Het is namelijk door de scope van de uitgewisselde middelen te verruimen (emotionele ondersteuning bijvoorbeeld) dat het niveau van vertrouwen kan stijgen.

Op basis hiervan is er voor de manager een sleutelrol weggelegd om binnen zijn inkoopteam een werkomgeving te ontwikkelen die gebaseerd is op vertrouwen. Om dit te realiseren, moet hij voorrang gegeven aan verschillende actiemiddelen:

  • Loslaten

De eerste stap in het opbouwen van vertrouwen, is zelf vertrouwen geven. Dit is een kwestie van gezond verstand: behandel iedere medewerker als een verstandig en verantwoordelijk persoon, geef hem of haar de kans om zich te bewijzen en laat gewoon los. Zodra die vertrouwensrelatie er is, moet er op lange termijn aan worden gewerkt. Waarom medewerkers niet (in de mate van het mogelijkheden) zelf de projecten laten kiezen die hen bezighouden of hun eigen functieomschrijving laten aanpassen? Je krijgt er alleen maar meer gemotiveerde en productieve medewerkers voor in de plaats! We bevinden ons in een professionele context en dus is het natuurlijk absoluut noodzakelijk om vanaf het begin duidelijke regels en doelstellingen vast te leggen en uiteindelijk een volledige balans op te maken.

  • Ken jezelf, los van je functie

Als je de mensen met wie je dagelijks werkt echt kent, is het gemakkelijker om te communiceren, elkaar te begrijpen en samen te werken om uiteindelijk gemeenschappelijke doelen op een efficiëntere manier te bereiken. Dit is een cruciale stap in de overgang van cognitief naar emotioneel vertrouwen. In tijden van thuiswerken is dit dubbel zo belangrijk. Waarom dus nog wachten om veel meer informele contacten en gezellige momenten te organiseren? Niet alleen de leidinggevende, maar de hele inkoopafdeling zou deze aanpak moeten volgen tegenover de stakeholders (zowel interne klanten als leveranciers).

  • Open communicatie

We leven in een wereld van twijfels en instabiliteit op alle gebieden: economie, gezondheid, werkgelegenheid, politiek, media enz. Daarom is communicatie zo belangrijk, binnen een bedrijf en ook daarbuiten. Om een duidelijk perspectief te hebben, zich veilig te voelen en zich te kunnen profileren, streeft iedere medewerker naar open en transparante communicatie. De leidinggevende heeft er dan ook alle belang bij zijn of haar stappenplannen, feedback enz. te delen. Doet hij of zij dat, dan voelen medewerkers zich op hun gemak om te praten over hun remmingen, behoeften enz.

Conclusie: vertrouwen draagt evenveel bij tot collectieve prestaties als tot het welzijn van ieder individu. Vertrouwen is kostbaar én kwetsbaar, je moet er elke dag aan werken. Zoals American football-legende Bud Wilkinson zegt: “Vertrouwen is het onzichtbare cement dat een team naar de overwinning leidt.”

[1] McAllister (1995)

Volg Manutan op