Hoe sla je de belangrijkste (papieren) documenten brandveilig op?

Veiligheid en hygiëne op de werkvloer

Het belang van het brandveilig opslaan van belangrijke documenten hoeven we je niet uit te leggen. Het verloren gaan van deze gegevens kan desastreuze gevolgen voor je bedrijf hebben. Hoe zorg je ervoor dat je archief zo goed mogelijk tegen brand beschermd is? Er zijn speciale regels voor opgesteld waarvan we er een aantal voor je toelichten.

6 aanbevelingen voor je archiefruimte en brandveiligheid

  1. Zorg dat je archiefruimte alle middelen in huis heeft om brand direct te kunnen bestrijden, denk aan draagbare blustoestellen. Verzeker jezelf er van dat de voorzieningen in goede staat zijn, goed zichtbaar zijn en voldoende capaciteit hebben voor de grootte van het archief. De meest ideale plek voor draagbare blusapparaten is dichtbij de deuren maar juist ook zo ver mogelijk van de uitgang.
  2. Zorg dat de sprinklerkoppen van je automatische sprinklerinstallaties aan het plafond of in de stellingen of rekken hangen. Open sprinklerkoppen zijn verboden. Als je je archiefruimte eenmaal hebt voorzien van sprinklerinstallaties is het raadzaam ook watermelders op te hangen die zijn voorzien van een doormelding.
  3. In de archiefruimte dien je ook rookmelders op te hangen; zorg dat ze via een brandmeldinstallatie in direct contact staan met de brandweer.
  4. In de archiefruimtes geldt uiteraard een rookverbod, maar een bord om mensen er aan te herinneren is nooit verkeerd!
  5. Zorg dat in de archiefruimte geen materialen staan die brandgevaarlijk zijn, of materialen, apparaten en stoffen die de temperatuur en luchtvochtigheid nadelig kunnen beïnvloeden of de documenten op een andere manier kunnen beschadigen.
  6. Vergeet niet in of vlakbij de archiefruimte brandhaspels te plaatsen!

7 aanbevelingen voor de inrichting van je archiefruimte

  1. De archiefstukken moeten binnen een redelijke termijn gevonden kunnen worden. Zorg er daarom voor dat er een logische structuur is of dat gedocumenteerd is waar wat staat.
  2. De ruimte waar de archiefstukken zich bevinden, moet zo goed mogelijk beschermd zijn tegen de risico’s van brand, overstroming en wateroverlast door bijv. opkomend grondwater.
  3. De deuren van een archiefruimte moeten zelfsluitend zijn en naar buiten toe opendraaien.
  4. Deuren moeten ze minstens 120 minuten brandwerend zijn en voorzien zijn van insteeksloten met sluitkommen en veiligheidsbouwbeslag met boorzekering. Ramen zijn niet toegestaan in een archiefruimte.
  5. Kabels en leidingen moeten zoveel mogelijk vermeden worden in een archiefruimte.
  6. Archiefstellingen moeten zo geplaatst worden dat er voldoende luchtcirculatie mogelijk is en dat ze niet gevaarlijk dicht bij verlichtingselementen staan.
  7. Waterdichte scheidingsconstructies van gewapend beton of gelijkwaardig materiaal met een brandwerendheid van minstens 120 minuten en bestand tegen maximale belasting en waterdruk gedurende minstens 120 minuten moeten geplaatst worden in en buiten de archiefruimte om het doorslaan van brand te voorkomen.
  8. Plaats een brandwerende kast om de belangrijkste bedrijfsgevoelige documenten in op te slaan.
  9. Er moeten voldoende telecommunicatiemiddelen aanwezig zijn die goed werken, waarmee in geval van nood naar buiten gebeld kan worden.

Controle op temperatuur en toegang

  1. De meetapparatuur voor de luchtvochtigheid en temperatuur moet regelmatig getest worden. Haarhygrometers zijn niet toegestaan. De temperatuur varieert tussen 16°C en 20°C. Een overschrijding tot 25°C gedurende maximaal 10 etmalen per jaar is toegestaan. De meters moeten gekoppeld zijn aan een gebouwbeheerssysteem.
  2. Er moeten maatregelen getroffen worden tegen ongeautoriseerde toegang. Wanneer er regelmatig nieuwe documenten naar binnen worden gebracht, moet er een ontvangst- en quarantaineruimte gecreëerd worden.

Het is tot slot altijd slim een back-up van papieren documenten te maken. Dat kan in de vorm van een kopie zijn. Een andere oplossing kan het digitaliseren van fysieke informatiedragers zijn.

Slim aan de Slag!

Met bovenstaande regels weet je hoe je je archiefruimte optimaal en brandveilig kunt maken. Wil je nog meer praktische tips over kluizen, lees dan het artikel ‘Waar voldoet een goede brandveilige kluis aan?

Manutan helpt je graag

Kijk ook eens op www.manutan.nl, ons blog boordevol tips www.manutan.nl/blog of bel de Helpdesk op 030-229 61 11 voor meer informatie over veilig en efficiënt werken.

Volg Manutan op