De inrichting van je kantoor of magazijn is geen appeltje-eitje. Integendeel! Het heeft een niet te onderschatten invloed op de productiviteit, maar ook op de gezondheid en motivatie van alle medewerkers. Is er in jouw organisatie op dit vlak werk aan de winkel? Manutan helpt bedrijven met een complete kantoorinrichting of magazijninrichting, en geeft zelf ook het goede voorbeeld! We werden in 2018 namelijk .

Ontdek hier alle blogartikels over “Kantoor- en magazijninrichting”

Receptie en ontspanningsruimte inrichten

De receptie is het visitekaartje van je organisatie. Daarom kun je dus maar beter de nodige aandacht besteden aan de inrichting! Enkele tips om in het achterhoofd te houden …

  • Waak over de zichtbaarheid en de herkenbaarheid. Concreet heeft je receptie baat bij duidelijke wegwijzers en past je receptie binnen de branding van de rest van de organisatie.
  • Stel bezoekers meteen op hun gemak met een gezellig ingerichte coffeecorner, sfeerverlichting, planten, een folderhouder
  • Zorg voor de juiste akoestiek, zodat medewerkers geen last hebben van lawaai aan de receptie en andersom.

In de buurt van de receptie bevinden zich meestal enkele toiletten, die je uiteraard uitrust met de nodige middelen om de hygiëne te waarborgen, zoals een wc-borstel en een bordje dat medewerkers en bezoekers eraan herinnert hun handen te wassen na elk toiletbezoek.

Een andere handige ruimte bij de receptie is de garderobe, waar zowel medewerkers als bezoekers hun jassen en tassen kwijt kunnen (lockers voor kostbare spullen zijn geen overbodige luxe). Een garderobe vermindert de hoeveelheid rondslingerende spullen en creëert dus niet alleen een nettere, maar ook een veiligere werkplek.

Tot slot moet elke werkplek uitgerust zijn met een ontspanningsruimte. Ontspanning is namelijk essentieel om productief te blijven! Richt je loungeruimte of ontspanningshoek in met een loungebank of zitzakken, een boekenkast, een pingpongtafel, een folderrek … Een cosy corner of zithoek kun je bovendien gebruiken om in te werken of in te vergaderen. Zo’n verandering van omgeving werkt gegarandeerd inspirerend.

Kantoorinrichting

Een kantoor inrichten houdt méér in dan lukraak wat bureaus en bureaustoelen neerpoten. We bieden alvast een flinke portie kantoorinrichting inspiratie: van een inspirerende werkplek tot de specifieke ingrediënten die er deel van uitmaken, zoals kantoorartikelen en kantoormeubilair. Wat voor al die elementen geldt, is dat de input van medewerkers goud waard is. Zij weten hoe je tot een praktische indeling komt, welke spullen ze waar het meeste nodig hebben, en ga zo maar door. Manutan heeft bijvoorbeeld het maximum uit het eigen kantoor in het Belgische Anderlecht gehaald dankzij een nauwe betrokkenheid van onze medewerkers.

Inspirerende werkplek

Een inspirerende werkplek is goed voor de creativiteit en levert betere prestaties op, én het maakt medewerkers gelukkiger. Hoe je zo’n werkplek creëert?

  • Geeft medewerkers ruimte voor iets persoonlijks, zodat de bureaus huiselijker aanvoelen. Denk bijvoorbeeld aan foto’s of knutselwerkjes van de kinderen.
  • Kantooraccessoires en planten doen wonderen voor de sfeer en brengen rust.
  • Een scheidingswand maken is een goed idee om de akoestiek te optimaliseren en de concentratie te bevorderen.

Kantoorverlichting

Ook kantoorverlichting heeft een grote invloed op het welzijn van je medewerkers. In een donker kantoor worden medewerkers gauw moe, terwijl het juiste licht – lees: licht dat past bij de taak – de concentratie en productiviteit net verhoogt. Natuurlijk verlies je ook duurzaamheid niet uit het oog en kies je voor ledlampen.

Kantoormeubilair

Een kantoor is niet compleet zonder kantoormeubilair of kantoormeubelen. Die meubelen moeten niet alleen praktisch en ergonomisch zijn; ook hoe ze eruitzien is van belang. Met design kantoormeubilair krijgt de uitstraling van je kantoor meteen een boost – niet alleen in de ogen van je medewerkers, maar ook in die van bezoekers.

1.      Bureaustoel

Geen idee hoe je de juiste bureaustoel moet kiezen? Of je nu voor een klassieke bureaustoel of een design bureaustoel gaat: een ergonomische bureaustoel (lees: een verstelbare bureaustoel) is een must. De drie basiscriteria daarbij zijn zitduur, het type werkzaamheden en de lichaamsbouw van de persoon die elke dag op de stoel zit. Daarnaast moet je bij de keuze van bureaustoelen rekening houden met:

  • de ondergrond (leg ter bescherming eventueel een mat onder je bureaustoel),
  • speciale eisen, zoals een eenvoudige reiniging (want ook een bureaustoel vraagt onderhoud),
  • de uitstraling,
  • het beschikbare budget.

2.      Bureau

Van een hoekbureau tot een eenvoudige computertafel: je hebt talloze opties als je een bureau wil aanschaffen. Idealiter kies je voor een model dat in hoogte verstelbaar is, of voor een zit-sta-bureau dat de ergonomie ten goede komt.

Daarnaast mag je de bureau-inrichting niet uit het oog verliezen. Rol bijvoorbeeld een ladeblok onder je bureau om spullen netjes op te bergen, en opteer voor handige accessoires zoals:

  • een voetensteun
  • een ergonomisch toetsenbord
  • een monitorarm of -standaard
  • papierbakken

3.      Kantoorkasten

Als je aan een kantoor denkt, denk je onvermijdelijk aan kantoorkasten of dossierkasten. Je hebt waarschijnlijk heel wat documenten netjes weg te stoppen – van rekeningen tot verslagen – want waarschijnlijk verlopen nog lang niet al je administratieve processen digitaal.

Er zijn verschillende types kantoorkasten op de markt:

  • kantoorkasten met vleugeldeuren
  • kantoorkasten met vouwdeuren
  • kantoorkasten met roldeuren (roldeurkast)
  • kantoorkasten met schuifdeuren
  • kantoorkasten met een slot voor kostbare materialen

Een kantoorkast verschilt overigens van een archiefkast:

  • Archiefkasten heb je in verschillende soorten: een archiefkast met lades (vaak een hangmappen-archiefkast) is bijvoorbeeld erg populair.
  • Ook wat het materiaal betreft, heb je veel opties: van een stalen archiefkast of een metalen archiefkast tot zelfs een archiefkast van hout.
  • Verlies tot slot de veiligheid niet uit het oog en opteer voor een brandwerende archiefkast of een archiefkast met slot.

Naast kantoorkasten of dossierkasten kun je ook vitrinekasten in je kantoor plaatsen om producten in te presenteren, sfeer te creëren of gewoon als extra opbergruimte.

Breng overzicht in je archief aan. Zo kun je de meest recente documenten op de meest toegankelijke plek bewaren, terwijl je de oudere informatie wat verder weg stopt. Gebruik ordners en archiefdozen om je archief op orde te krijgen én te houden.

Kantoorartikelen

Heel wat spullen zijn simpelweg onmisbaar op kantoor. Denk aan kantoorartikelen zoals:

  • balpennen en markers
  • een rekenmachine (rekenmachines heb je in allerlei soorten, van een wetenschappelijke rekenmachine tot een grafische rekenmachine)
  • een headset om handsfree te bellen
  • notitieblokken, schriften en post-its
  • een papiersnijmachine
  • een papiervernietiger om papier, maar ook creditcards, paperclips en nietjes te vernietigen
  • een labelprinter
  • een vouwmachine om post, facturen en folders sneller te vouwen
  • een lamineermachine
  • een schaar en plakband
  • een geldkist met cijferslot

Vergaderruimte inrichten

Voor wie een vergaderruimte wil inrichten, is de essentie zo klaar als een klontje: daarvoor heb je een vergadertafel en vergaderstoelen nodig. Zet je tafels zo dat alle deelnemers elkaar kunnen zien!

Zorg daarnaast dat in de vergaderruimte alle handige accessoires liggen die de informatieoverdracht makkelijker maken, zoals een flipover, een whiteboard, een presentatiebord en een beamer.

Weet je nog steeds niet goed waar te beginnen met je kantoorinrichting? In onze whitepaper gaan we uitgebreid in op het onderwerp en bespreken we de inrichting van je kantoor stap voor stap.

Werkplaats inrichten

Een goed ingerichte werkplaats is een werkplaats waar je al je spullen makkelijk kwijt kunt (en waar je ze ook snel weer terugvindt) én die voldoende beweeg- en werkruimte biedt. Daarnaast horen bij een slimme werkplaatsinrichting natuurlijk ook essentiële hulpmiddelen zoals een kwalitatieve werkbank en werkstoelen. In onze artikelenreeks over ‘Slim en efficiënt werken’ komt de inrichting van de werkplaats uitgebreid aan bod, dus ga daar zeker een kijkje nemen voor meer informatie over onder meer opruimen met de S5- of de SPACE-methode.

Magazijn inrichten

Magazijninrichting is geen sinecure. In een magazijn zitten algauw tien- tot zelfs honderdduizenden producten opgeslagen; er passeren honderden orders en er zijn duizenden pickmomenten per dag. Dat betekent ook dat je met de juiste inrichting heel wat kosten kunt besparen!

Flexibele magazijninrichting

Een goed ingericht magazijn is nooit af. Het is belangrijk om zaken regelmatig aan te passen waar nodig. Goed luisteren naar de mensen op de werkvloer is daarbij van groot belang. Flexibel blijven in de inrichting betekent verder dat je rekening houdt met marketingacties (die de populariteit van bepaalde producten een boost geven) of met de seizoenen (tijdens een hittegolf is het bijvoorbeeld slim om de ventilatoren vooraan in het magazijn te zetten).

Daarnaast bespaar je tijd en geld door je systemen aan te passen aan het type producten. Producten met een beperkte houdbaarheidsdatum kun je bijvoorbeeld apart leggen in het magazijn om hierop het FIFO-systeem toe te passen.

Geen idee hoe je je magazijninrichting precies moet aanpakken of waarop je moet letten? Dan kan een ABC-analyse je zeker op weg helpen. Vergeet verder niet om onze infographic te raadplegen. Daarin vind je alle aandachtspunten op een rijtje.

Pickingroutes

Goed doordachte pickingroutes besparen magazijnmedewerkers veel onnodige kilometers. Je hebt twee mogelijkheden wat die routes betreft: klant- of productgestuurd. Bij de eerste optie werk je telkens een volledige bestelling per klant af, terwijl medewerkers bij de tweede optie zo efficiënt mogelijk door het magazijn lopen. Welk systeem het beste is, hangt af van het magazijn.

  • Wil je bestelde producten tegelijk leveren, dan is de klantgerichte pickingroute de beste optie.
  • Ook als de bestellingen tijdens het orderpicken continu blijven binnenlopen, is een klantgestuurd systeem handiger.
  • Bedrijven die pas aan het eind van de dag al hun bestellingen verzamelen, kunnen kiezen uit klant- of productgestuurde routes, en schakelen daarbij het liefst software in om uit te zoeken wat het meest efficiënt is.

Looproutes

Er zijn verschillende mogelijkheden om de beste looproute langs de picklocaties in een magazijn te bepalen. Deze drie grote routestrategieën vormen de ruggengraat van je magazijn:

  • S-shape: de orderpicker slingert in een S-vorm het hele magazijn door.
  • Largest gap: de orderpicker loopt de gang in langs de kant waar het product het dichtst bij staat.
  • Combinatie: bij een combinatie van S-shape en largest gap kijkt de orderpicker per gang of het slimmer is om helemaal door te lopen of terug te keren.

Kleurcodering

Kleurcodering wordt vaak toegepast in magazijnen, en dat is een slimme keuze. Door gekleurde lijnen en vakken aan te brengen, kun je namelijk visueel aangeven welke functie een bepaalde ruimte, plek of product heeft. Verzorg dus je vloermarkering en baken met vloertape, stickers of markeerverf af wat waar hoort.

Materiaal?

Tot slot zijn er een aantal producten die zeker niet mogen ontbreken en die je helpen bij het optimaliseren van de processen in je magazijn.

1. Stellingen

Om je beschikbare magazijnruimte optimaal te benutten, heb je de juiste stellingen nodig. De twee meest gebruikte manieren om producten op te slaan, zijn platformen of palletstellingen.

  • Pallets zijn ruimtebesparend. Je hebt keuze uit veel verschillende pallets voor je palletstellingen (hout, kunststof, staal, karton of palletboxen).
  • Een entresolvloer, ook wel extra etagevloer of verdiepingsvloer genoemd, verdubbelt dan weer in één klap het oppervlak van je opslagruimte. Overweeg je zo’n entresolvloer? Lees dan zeker onze tips.

Op zoek naar de juiste stelling voor je magazijn? Voor voorwerpen met afwijkende formaten is het extra belangrijk om de correcte stelling te selecteren, maar ook voor standaardgoederen heb je de keuze uit een heleboel verschillende types stellingen:

  • legbordstellingen (voor halfzware, grote voorwerpen)
  • zwaarlast legbordstellingen (voor zware artikelen)
  • palletstellingen (voor de opslag van gepalletiseerde goederen)
  • draagarmstellingen (voor de opslag van langwerpig materiaal)
  • doorrolstellingen (om het FIFO-principe toe te passen en producten te laten doorschuiven)
  • kantoorarchiefstellingen (voor de opslag van mappen, ordners, …)
  • bandenstellingen (voor garages en mobiliteitsbedrijven)

Veilig werken met stellingen betekent onder meer dat je de stellingen verankert, regelmatig controleert en ze voorziet van aanrijdbeveiliging of doorvalbeveiliging.

2. Rollenbaan of transportband kiezen

Een rollenbaan of transportband is het kloppend hart van tal van magazijnen. Daarom ga je bij het kiezen van je transportsysteem maar beter niet over één nacht ijs. Houd de volgende vragen in gedachten:

  • Welke goederen wil je over de rollenbaan/transportband vervoeren (denk aan criteria zoals gewicht, omvang, materiaal en onderkant)?
  • Moet je rekening houden met speciale goederen, zoals farmaceutische producten of levensmiddelen?
  • Welk soort rollenbaan heeft jouw voorkeur: vrije rollen of gemotoriseerde rollen? Ook voor het materiaal van de rollen heb je talloze opties.

 

Verder helpen accessoires zoals stapelbakken om je magazijn optimaal te organiseren.

3. Inpaktafels vergelijken

Moet je regelmatig grote hoeveelheden producten verpakken? Dan ben je zonder twijfel gebaat bij een professionele inpaktafel.

  • Bij voorkeur is je inpaktafel in hoogte verstelbaar, zodat medewerkers geen rug- of andere klachten krijgen.
  • Schaf een modulair systeem aan als je niet goed kunt inschatten hoeveel (bijkomende) bestellingen je kunt verwachten.
  • Denk goed na over extra voorzieningen, zoals een rolhouder met snijmes en andere accessoires.

Graag een handig overzicht van alle tips voor de inrichting van je magazijn? Dan is onze infographic jou op het lijf geschreven!

Weet tot slot dat Manutan je kan helpen bij je magazijninrichting. We leveren niet alleen alle meubilair en onderdelen, van stellingen tot werkbanken, maar denken mee na over de ideale inrichting van zowel nieuwe als bestaande magazijnen. In onze gratis whitepaper stellen we Rapid Racking aan je voor, een totaaloplossing van de Manutan Groep, en vertellen we meer over het wettelijk kader waarmee je rekening moet houden wanneer je je magazijn (her)inricht.

Klimaatbeheersing

Het spreekt voor zich dat een optimaal ingericht kantoor of magazijn niet te warm of te koud mag zijn. Klimaatbeheersing is met andere woorden een must. Wist je dat Belgische medewerkers zich massaal storen aan ? En dat een slecht binnenklimaat het sick building syndrome kan veroorzaken, dat zich uit in vervelende symptomen zoals hoofdpijn en droge ogen? Kies dus voor een optimaal werkklimaat door te investeren in hulpmiddelen zoals een ventilatiekachel en afzuiging. Werken in een omgeving vol stoom, damp of vocht is namelijk evenmin bevorderlijk voor de gezondheid!

Je buitenruimte inrichten

Vergeet tot slot je parkeerplaatsen en buitenruimte niet, want medewerkers brengen natuurlijk niet de hele dag door achter hun bureau of in het magazijn.

  • Installeer buitenmeubilair – van picknicktafels tot afvalbakken – om medewerkers aan te moedigen regelmatig een frisse neus te halen.
  • Denk aan voorzieningen voor rokers, zoals een afdak en asbakken, zodat ze enerzijds niet in de kou blijven staan en anderzijds geen afval achterlaten na hun rookpauze.
  • Plaats een fietsenstalling voor de dappere medewerkers die elke dag naar werk fietsen.

Nog vragen over de inrichting van je kantoor of magazijn? Onze helpdeskmedewerkers beantwoorden ze met veel plezier!